Google Docs es una gran herramienta de colaboración, ya que permite que varias personas editen y trabajen en un solo documento al mismo tiempo, sin perder de vista quién está haciendo qué.
Si usted o su organización utilizan Google Docs, saber quién en el equipo vio qué documento y cuándo puede ser información útil. Desde asegurarse de que todos lean un borrador, términos y condiciones, su último envío, políticas y procedimientos, o algún otro documento importante, poder ver quién hizo qué y cuándo es esencial.
Hasta hace poco, no podías ver quién vio tu documento de Google. Podía ver quién lo editó, pero no quién acaba de leerlo. Si no guardaron, editaron o dejaron un comentario, no tenía idea de si una persona en particular leyó la última versión de un documento.
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Además, dado que puede compartir Google Docs con permisos de solo lectura, puede compartir el documento con algunas personas con la intención de que revisen el documento pero no realicen ningún cambio.
Las versiones actuales de Google Docs le permiten configurar los ajustes para que pueda ver quién vio su Google Docs. Veamos cómo puede hacerlo usted mismo.
Monitor de actividad de G Suite
G Suite suele ser utilizado por organizaciones en las que la colaboración es fundamental. Si usa G Suite para colaborar con otros con regularidad, puede usar el Monitor de actividad para ver el historial de visualización de cualquier archivo de Google Doc.
Siga estos pasos para hacerlo:
- Abra un archivo de Google Doc
- Haga clic en la tendencia alcista icono de flecha en la parte superior derecha, o vaya a la Herramientas Presiona el menú
- Abre el Monitor de actividad
- Haga clic en el Todos los espectadores para la pestaña de tu organización
Este proceso le permitirá realizar un seguimiento de las vistas en el documento, incluida la fecha y hora de la última vista de cada lector.
Si no ve la opción Monitor de actividad en su Documento de Google, es probable que haya iniciado sesión en la versión gratuita de Documentos de Google, o una cuenta personal, en lugar de una versión de G Suite.
Tendencias de espectadores y comentarios
Además de ver quién vio su documento de Google, el Monitor de actividad también le permite ver las tendencias sobre cuándo las personas vieron o comentaron su documento.
Tendencia de espectadores: Muestra un gráfico de barras del número de espectadores únicos en cualquier período de tiempo que elija, desde 7 días hasta todo el tiempo.
Comentarios Tendencia: Muestra gráficos de barras de la tendencia de los comentarios en cualquier período de tiempo desde 7 días hasta todo el tiempo.
Desactivar el historial de vistas en Google Docs
Si por alguna razón desea desactivar el historial de visualizaciones de un documento, también puede hacerlo siguiendo estos pasos rápidos:
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- Abra el documento de Google
- Haga clic en la tendencia alcista flecha en la parte superior derecha de su documento o vaya a Herramientas desde el menú desplegable
- Abre el Monitor de actividad
- En Configuración de documento, alternar Mostrar mi historial de visualizaciones para este documento desactivado
Esta opción también está disponible en la versión personal o gratuita de Google Docs. Si está trabajando en un documento, pero no desea que sus colaboradores lo sepan hasta que esté listo para compartir sus revisiones finales, puede desactivar su historial de visualizaciones.
Comience abriendo Google Docs y haga clic en Ajustes .
El menú Configuración le permite desactivar su historial de visualización con la configuración del Panel de actividad. Una vez que haya cambiado esto a la posición de apagado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Cómo ver quién realizó cambios en su documento de Google
El control de versiones es muy importante, especialmente si trabaja en una industria regulada. El control de versiones es algo que Google Docs ha hecho bien durante un tiempo. Documentos mostrará quién ha editado, guardado o compartido un documento. En realidad, esto no solo funciona con G Suite, sino también con Google Docs personales.
Si está interesado en el control de versiones o desea asegurarse de que nadie haya realizado cambios que no deberían hacer sin bloquear el archivo, puede averiguarlo siguiendo estos pasos:
- Abra un documento de Google del que desee realizar un seguimiento
- Seleccione Archivo y Historial de versiones
- Seleccione Ver historial de versiones
Debería aparecer una ventana a la derecha de la pantalla que muestre cada guardado y edición del documento en cuestión. Dependiendo de cómo haya configurado G Suite o Google Docs, también puede ver estos datos seleccionando el enlace 'La última edición fue ...' en la parte superior del documento. Te lleva exactamente al mismo lugar.
Dentro de esa ventana, también debería tener la opción de ver la versión anterior del documento antes de que se realizaran las ediciones.
Esto es esencial para el control de versiones, ya que tiene un registro de auditoría de los cambios que se realizaron, cuándo y quién los hizo. También es útil si ha realizado algunos cambios, se queda dormido, cambia de opinión y desea revertirlos.
Cómo ver quién ha compartido su documento de Google
También puede ver quién ha compartido su documento de Google y cuándo. También puede ver la configuración de uso compartido para poder controlar mejor el acceso a su documento.
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- Ir drive.google.com
- Haga clic en Mi unidad a la izquierda
- Haga clic en el pequeño I botón en la esquina superior derecha
- Hacer clic Actividad
- Haga clic en cada archivo o carpeta individualmente o revise la barra de desplazamiento a la derecha de la pantalla. Esto le mostrará quién ha compartido su documento.
También puede verificar desde el documento seleccionando Compartir. Los nombres de las personas aparecerán en la ventana emergente. Si hay varias personas, seleccione un nombre y aparecerá la lista de todos los nombres.
Pensamientos finales
Su capacidad para determinar quién ha visto, compartido y editado sus documentos es limitada si no tiene acceso a una cuenta de G Suite; sin embargo, todavía hay formas de obtener información básica.
Si sigue los pasos que se proporcionan en esta guía, puede ver rápida y fácilmente quién ha visto, editado o cambiado su documento de Google Docs de alguna manera.
