Seis aplicaciones asesinas para empresas: desde Sunrise hasta Slack, todo lo que su empresa necesita para funcionar sin problemas

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Entra en cualquier oficina, fábrica o sala de juntas y es probable que encuentres más tabletas y teléfonos inteligentes que se utilizan en computadoras. Los negocios ahora a menudo se llevan a cabo en el dispositivo más cercano a la mano, y eso significa que necesita aplicaciones de clase empresarial.

Estas herramientas pueden ayudar con todo tipo de tareas, desde la comunicación en equipo y la toma de notas hasta la gestión de proyectos. Muchas herramientas poderosas son multiplataforma, y ​​las que analizamos aquí han sido probadas en entornos comerciales en vivo. A continuación, presentamos una selección de seis excelentes aplicaciones para empresas, junto con los consejos clave que necesita para aprovecharlas al máximo.

1. Holgura

Disponible en: Android , Sistema operativo Chrome , iOS , OS X , Ventanas , Aplicación Web

Cuando se trata de trabajar en equipo, el correo electrónico es una mala forma de comunicarse. Lleva mucho tiempo, pero es fácil de pasar por alto; la información importante se divide en distintos hilos; y cuando se envían múltiples revisiones de documentos como archivos adjuntos, el margen de confusión es espantoso.

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Slack adopta un enfoque diferente: es una aplicación de mensajería instantánea diseñada de manera inteligente para adultos. Los proyectos o grupos individuales se pueden dividir en canales separados (cada uno con un hashtag similar a Twitter), por lo que puede tener un canal para el equipo de #Marketing, por ejemplo, y otro para la #WinterMarketingCampaign. Puede dividir y subdividir a los miembros del equipo según sea necesario para que todos los relevantes se mantengan informados, mientras que los que no necesitan participar en una conversación no se vean molestados.

Todas las conversaciones en cada canal fluyen como un solo hilo; no hay hilos separados para diferentes temas. Para las personas acostumbradas a crear diferentes conversaciones con líneas de asunto únicas en un correo electrónico, esto puede resultar desconcertante al principio, pero pronto se acostumbrará a tener todo en un solo lugar. Hay una función de búsqueda ingeniosa, que es muy rápida, resalta los términos de búsqueda en los resultados y, en general, hace que sea muy fácil retroceder y retomar un hilo de conversación más antiguo cuando lo desee.

También puede compartir documentos con otros miembros del canal, y los comentarios hechos sobre esos documentos se conservan junto con los documentos mismos, por lo que no es necesario buscar en su bandeja de entrada para recopilar todas las respuestas a un borrador en particular.

Slack funciona en todas las plataformas principales y puede tomar y unirse a conversaciones en cualquier dispositivo que tenga a mano. Es de uso gratuito, pero si desea un archivo de búsqueda que supere los 10,000 mensajes, deberá actualizar a uno de los planes pagados, que comienzan desde $ 7 por mes para pequeñas y medianas empresas por mes. Es un modelo de negocio inteligente porque, después de algunas semanas de usar Slack, no creemos que muchas personas quieran volver a los 562 mensajes no leídos en su bandeja de entrada.

2. Evernote

Disponible en : Android , iOS , OS X , Ventanas , Telefono windows , Aplicación Web

Evernote fue la aplicación para tomar notas preferida por los profesionales antes de que el iPad fuera un destello en los ojos de Steve Jobs. Hoy en día, se ha convertido en una familia de herramientas que se integra a la perfección en la aplicación principal de Evernote.

Comencemos con Penultimate, una aplicación de escritura a mano digital para iPad. En asociación con un lápiz óptico Jot Script Evernote Edition, es la primera aplicación que nos convence de que escribir en cursiva en la pantalla de una tableta podría funcionar. Esto se debe en gran parte al cuadro Zoom, que se concentra en una pequeña parte de la pantalla y mueve la página debajo de usted mientras escribe, lo que le permite escribir como lo haría con un lápiz y papel reales. Incluso con la letra descuidada de nuestros periodistas, la función de búsqueda hace un trabajo extraordinariamente bueno de transcripción, y tus penúltimos garabatos se guardan en Evernote sin problemas.

Luego está la aplicación Scannable para iOS, que te permite capturar documentos impresos o escritos a mano, como recibos de gastos o notas Post-it, y guardarlos en tus carpetas de Evernote (o como citas del Calendario si el documento detalla una fecha). Escanee una tarjeta de presentación, ya sea utilizando Scannable o las aplicaciones móviles de Evernote, y no solo se digitaliza instantáneamente la información para almacenarla en sus contactos, sino que también se le solicita que establezca una conexión instantánea en LinkedIn, que es una forma sencilla de crear negocios. relaciones.

Finalmente, la aplicación Skitch multiplataforma tiene una característica excelente: le permite anotar rápidamente en Google Maps. Por lo tanto, si necesita darle a un cliente o colega instrucciones claras sobre cómo llegar al lugar de una reunión, o si desea marcar un mapa Find Us Here para incrustarlo en el sitio web de la empresa, es perfecto para el trabajo.

3. Amanecer

Disponible en: Sistema operativo Chrome , iOS , OS X , Aplicación Web

Sunrise es un poderoso administrador de calendario que funciona en todas las plataformas principales, excepto Windows Phone, que es probablemente la razón por la que Microsoft pagó recientemente $ 100 millones para adquirir su editor. Con suerte, esto no significa que el desarrollo en otras plataformas se reducirá, porque, en el campo abarrotado de aplicaciones de calendario, Sunrise es la mejor.

Eso se debe en parte a que reúne una amplia gama de sistemas de calendario profesionales y personales: los eventos de Exchange, Google e iCloud están cubiertos, al igual que los recordatorios de otras aplicaciones, incluidas Evernote, GitHub y LinkedIn. Sunrise reúne todo en una sola vista de programación que le muestra lo que está en la agenda para los próximos días, junto con un pronóstico del tiempo.

La ejecución está llena de toques encantadores, como la forma en que los eventos del calendario se asignan automáticamente a los iconos en función de sus descripciones. Las citas que contienen la palabra entrevista, por ejemplo, reciben pequeñas burbujas de discurso, mientras que el cumpleaños recibe un globo. Cree una nueva cita y (en Android e iOS) puede marcar la hora en un reloj virtual, una interfaz más rápida e intuitiva que los menús desplegables convencionales.

Los usuarios de Android también pueden instalar un widget de Sunrise en su pantalla de inicio, para obtener un resumen de las próximas citas y la opción de agregarlas rápidamente sin tener que abrir primero la aplicación. Los usuarios de escritorio, mientras tanto, pueden usar Sunrise a través de una aplicación de Google Chrome, que le permite ejecutar el calendario en una ventana independiente. Aquí, debe hacer doble clic en un espacio en blanco en el día relevante para crear una nueva cita, lo cual no es obvio de inmediato, pero este es posiblemente el único paso en falso de usabilidad que Sunrise hace en cualquier plataforma.

4. Cogi

Disponible en: Android , iOS

Incluso los expertos en taquigrafía admitirán que las notas tomadas en las reuniones nunca son una representación fiel de lo que se dijo. Cogi le permite capturar esos momentos clave de reuniones, discursos o presentaciones sin tener que pasar por una grabación de la sesión completa.

Usar Cogi es tan simple como activarlo al inicio de la reunión; esto hace que Cogi escuche lo que se dice, pero la grabación comienza solo cuando presiona el botón Resaltar. La parte inteligente es que, dado que a menudo no se sabe de antemano cuándo alguien está a punto de decir algo digno de mención, Cogi mantiene un búfer de audio. Entonces, cuando toca Resaltar, la captura de audio comienza con los 15 segundos anteriores de audio. (Si lo prefiere, puede configurar el búfer de captura previa en 5, 15, 30 o 45 segundos).

Cuando termine la parte interesante, simplemente toque nuevamente para detener la grabación. No hay límite en la duración de los aspectos más destacados: puede ser un fragmento de sonido de cinco segundos o un monólogo de 30 minutos. La idea es registrar solo los bits cruciales para que pueda revisar rápidamente los aspectos más destacados en una fecha posterior.

Todos los aspectos más destacados de una reunión se agrupan en una sola sesión, y cada clip se puede nombrar para referencia posterior. También es posible agregar notas de texto y fotos a una sesión. Las sesiones también se pueden etiquetar: la aplicación le permite buscar en sus contactos los nombres de los oradores para etiquetar, además de proporcionar etiquetas predeterminadas como #FollowUp, #Important o #Reminder. Se pueden buscar etiquetas y notas para facilitar la localización de grabaciones antiguas en una fecha posterior.

La aplicación es gratuita, aunque existe un servicio de suscripción que le permite pagar la transcripción de sus notas. Dado que el objetivo de la aplicación es registrar solo los aspectos más destacados de una reunión o una presentación, no debería ser demasiado doloroso transcribir el tuyo.

5 minutos

Disponible en: iPad

Al igual que Cogi, Minutes está diseñado para garantizar que esos momentos clave de la reunión no se olviden una vez que salga de la sala de juntas. Hace que el proceso de tomar minutos sea lo más sencillo posible, siempre que pueda soportar tocarlos en un iPad, manejando todo, desde grabar puntos de acción hasta enviar los minutos terminados a los asistentes.

Comience ingresando la descripción de su reunión, o si la reunión ya está almacenada en su Calendario, Minutes puede extraer el título de allí. Luego, agrega asistentes desde los contactos de su iPad. Si no tiene los detalles de correo electrónico almacenados para un asistente en particular, su nombre se resaltará en naranja y puede tocarlos para agregar una dirección.

El formulario de Actas también incluye un espacio de preparación, donde puede escribir cualquier nota que permanecerá privada para usted (tal vez arreglos para próximas reuniones). Luego hay un formulario en el que anota los minutos como lo haría normalmente. El diseño es claro, aunque nos gustaría ver más opciones de formato, como la capacidad de subrayar o envalentonar títulos, o de usar viñetas y listas numeradas.

Más útilmente, junto con las notas generales, también es posible crear puntos de acción. El formulario le permite ingresar un punto de acción, asignar una persona responsable de la lista de asistentes y establecer una fecha límite.

Cuando finalice la reunión y se hayan tomado todas las notas y los puntos de acción, puede presionar un solo botón para enviar el acta a todos los asistentes, con los puntos de acción y los plazos incluidos. Luego, en la próxima reunión, puede recuperar las actas de la reunión anterior (gire el iPad al modo horizontal para acceder a las notas de reuniones anteriores) y marcar cada punto de acción, lo que facilita asegurarse de que todo se haya hecho. Minutes mantiene las cosas claras, concisas y responsables.

6. Gerente de Eclipse

Disponible en: Ventanas , Telefono windows

Si trabaja en varios proyectos a la vez y usa Windows, eche un vistazo a Eclipse Manager. Le ayuda a realizar un seguimiento de todas las tareas individuales que deben completarse para cada proyecto, identificando cuáles requieren su atención inmediata y cuáles se pueden patear en la hierba alta.

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La interfaz de usuario de Eclipse Manager se divide en carpetas, proyectos y tareas. Las carpetas organizan proyectos de un tipo similar (por ejemplo, desarrollo de aplicaciones), mientras que los proyectos (como la aplicación de gestión de contactos) comprenden una lista de tareas (estructura alámbrica de la página de inicio) que deben completarse. Se puede realizar un seguimiento de los costos de cada proyecto, con tres opciones de cobro: incremental (con sumas asignadas a cada tarea), al finalizar o por horas. Si cobra por horas, puede usar la aplicación para realizar un seguimiento de cuándo comienza y detiene el trabajo en una tarea en particular, lo que lo ayuda a mantenerse al tanto de la facturación.

Mientras tanto, a las tareas individuales se les puede asignar una prioridad y fechas límite específicas y clasificarlas en diferentes columnas dentro de los proyectos. Puede crear columnas para tareas pendientes y completadas, o crear subcategorías de tareas dentro de un proyecto. Simplemente haga clic con el botón derecho en un espacio vacío de un proyecto para que aparezca la opción de crear columnas.

Eclipse no es el administrador de tareas más sofisticado que existe. No hay ninguna opción para crear gráficos o dependencias; no puede especificar que las tareas A y B deben realizarse antes de que se pueda iniciar la tarea C, y no puede establecer una fecha límite general para su proyecto.

Sin embargo, esa misma simplicidad es lo que hace que Eclipse sea tan atractivo: puede elegir el software y comenzar en segundos. Simplemente registre sus Proyectos y Tareas, revise lo que necesita hacer primero en la vista de Línea de Tiempo y continúe con las cosas que les permitan ganar dinero. Live Tile le recordará su lista de tareas pendientes si se distrae.