Es fácil olvidar quién tiene acceso a una hoja de cálculo de Google si la utilizan muchas personas. Es posible que haya compartido la hoja de cálculo varias veces y ahora tenga problemas para recordar quién tenía permiso para usarla.
Es importante administrar sus Hojas de cálculo de Google y saber quién puede acceder a ellas. Pero el proceso para hacerlo es bastante simple. Sigue leyendo para descubrir cómo se hace.
Cómo verificar quién tiene acceso a las hojas de cálculo de Google
Hay una manera fácil de verificar manualmente quién tiene acceso a su Hoja de Google. Para hacerlo, sigue los pasos:
- Primero, abra la hoja que necesita.
- A continuación, haga clic en Panel de actividad.
- Verá la tendencia del espectador o la tendencia de los comentarios a su izquierda. Ahora haga clic en él.
Nota : Asegúrate de estar usando tu cuenta comercial y no la privada. Con una cuenta privada, no podrá ver el panel de actividad.
Además, puede filtrar la búsqueda por tiempo y acotar los resultados. Veamos cómo hacerlo:
- Haga clic en la flecha hacia abajo en la parte superior derecha de la hoja.
- Elija el tiempo para filtrar la búsqueda.
¡Ahí tienes! Ahora sabe quién tiene acceso a su Hoja de Google y cuándo obtuvo el permiso. De esta manera, siempre puede realizar un seguimiento de que las personas adecuadas pueden ver y editar su hoja de cálculo de Google.
Permitir el acceso temporal a la hoja de Google
Restringir el acceso a Hojas de cálculo de Google puede ser muy útil si no desea que los clientes las utilicen una vez que el trabajo haya terminado. Puede establecer una fecha de vencimiento o simplemente finalizar el acceso a esa hoja de Google en particular. Así es cómo:
- Abre tu Google Drive
- Encuentra la hoja que necesitas.
- Haga clic derecho sobre él y seleccione Compartir.
- Ahora escriba el nombre de la persona con la que desea compartir esta hoja.
- Para establecer la fecha de vencimiento, cambie el permiso a Puede comentar o Puede ver.
- A continuación, toque Enviar.
Una vez que complete estos pasos, debe repetir los primeros tres pasos. Verá la opción Avanzado en la parte inferior de la ventana. Debe hacer clic en él para ver la configuración de uso compartido. Si pasa el cursor sobre su nombre, aparecerá un cronómetro. Al hacer clic en él, puede establecer la fecha de vencimiento.
Habilitación del permiso de visualización
Puede proteger su Hoja de cálculo de Google para que no se modifique. Aunque puede haber dado acceso a varias personas, es posible que no desee que cambien el contenido del documento. La forma más sencilla de hacer esto es darles permiso de visualización solamente.
Siga estos pasos para hacerlo:
- Abra la hoja que desea proteger.
- Navegue hasta Datos y desplácese hacia abajo hasta Hojas y rangos protegidos.
- Aparecerá una barra en el lado derecho de la hoja.
- Ahora, haga clic en Hoja y seleccione la que necesita del menú desplegable.
- Aquí tendrá que hacer clic en Establecer permiso.
Aparecerá una ventana de permisos de edición de rango. En Restringir quién puede editar este rango, haga clic en Personalizado. Esto le permite decidir quién puede editar esta hoja específica. Anule la selección de todas las personas que no desea que editen su hoja de cálculo de Google. Haga clic en Listo para finalizar.
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Ahora las personas aún pueden ver esta Hoja de cálculo de Google, pero no podrán realizar ningún cambio en ella.
Protegiendo las celdas en la hoja de Google
Alternativamente, también puede permitir la visualización, pero también proteger algunas celdas o columnas. Esto es lo que tendrás que hacer:
- Abre la hoja.
- Seleccione las columnas que desea proteger para que no se modifiquen.
- Ahora haga clic en Datos y luego en Hojas y rangos protegidos.
- Aparecerá una barra en el lado derecho de la hoja.
- Ingrese la descripción del comando, por ejemplo: Sin edición.
- A continuación, haga clic en el botón verde Establecer permisos.
- Aparecerá una ventana emergente. En Restringir quién puede editar este rango, seleccione Personalizado.
- Esto le permite decidir quién puede cambiar las celdas.
Si una persona sin permiso intenta cambiar el contenido de la celda, un mensaje en la Hoja le informará que no puede hacerlo.
Habilitación de comentarios
A veces, necesita que otra persona comente el contenido de la celda. Estos usuarios no tienen un privilegio automático para hacerlo, pero puede otorgarles permiso. Lo que tendrás que hacer es convertirlos en comentaristas. Para habilitar a un usuario con esta función, siga estos pasos:
- Abra la hoja, diríjase a Archivo y haga clic en Compartir.
- Aquí puede agregar las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea compartir la hoja.
- Una vez que agregue a una persona, a la derecha verá un menú desplegable.
- En ese menú desplegable, seleccione Comentarista.
- Finalmente, haga clic en Enviar.
Habilitación de la edición
Con permiso de edición, los usuarios de la hoja pueden cambiar el contenido de las celdas. Como propietario de la hoja, deberá permitir esta acción. Los pasos son muy similares a los descritos anteriormente:
- Abra la hoja, diríjase a Archivo y haga clic en Compartir.
- Aquí puede agregar las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea compartir la hoja.
- Una vez que agregue a una persona, a la derecha verá un menú desplegable.
- En ese menú desplegable, seleccione Editor.
- Finalmente, haga clic en Enviar.
Limitación de permisos
Su Hoja de Google es una herramienta invaluable para almacenar datos. De vez en cuando, tendrás que compartirlo con otras personas. Si no puede recordar a quién le ha dado permiso para ver la hoja, siempre puede consultar este artículo para obtener orientación.
Además, no tendrá problemas si desea proteger su hoja de cambios no autorizados o si desea permitir que los usuarios realicen cambios de celda por sí mismos. ¿Cuál de estas funciones es más importante para usted y por qué? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.