Webex es una de las aplicaciones más populares para aumentar la productividad de los equipos. Permite una toma de decisiones más rápida, mejora la colaboración en equipo y facilita la gestión de proyectos de todos los tamaños. Es posible que haya investigado esta opción durante un tiempo hasta que finalmente decida probarla.
Pero, ¿cómo programa su primera reunión en Webex? Este artículo explica precisamente eso. Brindamos instrucciones paso a paso sobre la programación de reuniones de Webex en una PC, una aplicación de escritorio, una aplicación móvil y más.
Cómo programar una reunión en Webex en una PC
Con la aplicación de escritorio de Webex, puede programar reuniones con todos en su espacio. Pero primero, tienes que elegir el planificador. Esta es una aplicación que utiliza para que Webex sepa dónde le gustaría programar reuniones. Los programadores más utilizados incluyen Microsoft Outlook, Webex App Scheduler y Google Calendar.
Para programar una reunión con Google Calendar, siga los pasos a continuación:
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- Abra un espacio en su aplicación Webex y presione Programar.
- Haga clic en Programar una reunión. Verá la invitación con el nombre del espacio actuando como asunto de la reunión en el campo Ubicación.
- Agregue la fecha, la hora y otros detalles de la reunión.
- Presiona Asistente de programación, luego Agregar salas para Windows o Room Finder, luego Agregar sala en Mac.
- Añade la habitación que quieras incluir.
- Envía la invitación.
Para programar una reunión con Outlook, siga estos pasos:
- Haga clic en Programar en el espacio.
- Presiona Programar una reunión.
- Ajuste la hora y la fecha de la reunión.
- Seleccione Asistente de programación, luego vaya a Agregar salas para Windows. Para Mac, seleccione Room Finder, luego Add Room.
- Añade la habitación que necesites.
- Envía la invitación.
Si usa otros calendarios, siga los pasos a continuación:
- Haga clic en Programar en el espacio.
- Seleccione la información de la reunión del espacio, luego presione Copiar.
- Navegue a su calendario y pegue la información en una reunión.
- Regrese a la aplicación Webex y abra la información de la reunión del espacio.
- Copie las direcciones de correo electrónico junto a Personas. Péguelos en la sección Para de la reunión en su calendario.
- Modifique la hora, la fecha y otros detalles de la reunión que necesite.
- Envía la invitación.
Cómo programar una reunión en Webex con Outlook
Microsoft Outlook facilita la programación o cancelación de reuniones. Pero antes de hacerlo, debe instalar el Herramientas de productividad de Cisco Webex .
Una vez que configure la integración, puede programar su primera reunión con Outlook. Así es cómo:
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- Abra Microsoft Outlook en su escritorio.
- En la cinta Inicio, seleccione Planificar reunión y luego Planificar reunión de Webex.
- Compruebe si la configuración de Webex es correcta.
- Clic en Guardar.
- Presione Para y seleccione los asistentes a la reunión.
- Ingrese el tema y la ubicación de la reunión.
- (Opcional) Modifique las funciones avanzadas de la reunión haciendo clic en Cambiar configuración.
- Presiona Enviar.
Cómo programar una reunión en Webex en la aplicación móvil
La aplicación móvil de Webex facilita la programación de reuniones con todos desde su espacio en cualquier momento, independientemente del tipo de espacio. Todos los asistentes recibirán invitaciones de calendario para informarles sobre la reunión y cómo pueden unirse.
Aquí se explica cómo programar una reunión en una aplicación móvil:
- Abra la aplicación Webex en su dispositivo móvil ( Android o iOS ).
- Navegue hasta el espacio para el que desea iniciar una reunión.
- Presione el botón de menú (tres puntos verticales) y presione Programar.
- Toque la opción Copiar direcciones de correo electrónico.
- Navegue a su calendario y pegue las direcciones en la sección Para de la reunión.
- Regrese a la aplicación Webex.
- Toque Copiar información de la reunión y péguelo en la reunión en el calendario. Esta información puede contener un enlace para unirse, la opción Unirse por teléfono y más.
- Ajuste la hora, la fecha y otra información de la reunión.
- Envía la invitación.
Ahora ha planificado una reunión en su aplicación móvil de Webex. Todos los invitados recibirán una notificación en sus calendarios.
Cómo programar una reunión en Webex Teams
Cisco Webex Teams es la aplicación de colaboración definitiva para ayudar a los equipos a mantenerse organizados. Si está utilizando esta aplicación, programar reuniones es muy sencillo. Hay diferentes formas de programar reuniones en Webex Teams.
Las reuniones recurrentes a menudo se llevan a cabo en un espacio virtual. Aquí es donde se almacenan todos sus documentos compartidos y donde puede tener una discusión rápida con su equipo. Para programar una reunión en un espacio, siga los pasos a continuación:
- Navegue hasta el espacio y seleccione el Menú de actividades, o los tres puntos horizontales.
- Pulse Programar.
- Seleccione Programar una reunión.
- Verá la aplicación de calendario y los detalles de la reunión. Escriba el título, la hora y la fecha, y presione Enviar.
Los asistentes pueden unirse al video a través de la aplicación Webex Teams o el recordatorio emergente.
Si desea programar reuniones que no necesitan un espacio, como reuniones con clientes y clientes, puede usar su sala personal.
Cómo programar una reunión en una sala personal de Webex
Webex Personal Rooms sirve como su espacio de conferencia virtual personal que puede usar en cualquier momento. No es necesario reservar estas habitaciones, ya que siempre están disponibles. Los asistentes a la reunión pueden unirse fácilmente a la sala personal a través de su enlace, correo electrónico o número de teléfono.
La mayoría de las veces, las salas personales se utilizan para reuniones improvisadas. Sin embargo, también puede programar una reunión con anticipación. Para ello, debe preinstalar el Herramientas de productividad de WebEx en su computadora primero.
Luego, puede programar reuniones de sala personal a través de su aplicación de escritorio de Outlook o el portal de WebEx.
Programar una reunión de sala personal a través de la aplicación de escritorio de Outlook
- Abra Microsoft Outlook en su computadora.
- Navegue al calendario para crear una nueva reunión.
- Ingrese la fecha, la ubicación y la hora del asunto e invite a los asistentes.
- Presione el botón de programación para confirmar que las salas y los asistentes están disponibles.
- Seleccione el menú desplegable Agregar WebEx y elija Agregar sala personal. Después de hacerlo, su reunión de calendario se actualizará con los detalles de la reunión de la sala personal.
- Envía la invitación.
Su calendario de Outlook se sincronizará con su cuenta de WebEx en la nube para recuperar los detalles de la reunión y agregarlos a la invitación.
Programe una reunión de sala personal a través de la aplicación para computadora Microsoft Outlook
- Abra Microsoft Outlook en su computadora.
- En la cinta Inicio, navegue hasta Programar reunión y luego Programar reunión de sala personal.
- Pulse Para y seleccione los asistentes a la reunión.
- Introduzca la fecha, la ubicación y la hora del asunto.
- Seleccione Enviar.
Programar una reunión de sala personal a través del portal de WebEx
- Iniciar sesión en el Portal WebEx .
- Presione el botón Programar.
- Ingrese el título del tema de la reunión, la fecha, la hora y las direcciones de correo electrónico de los asistentes.
- Haga clic en Programar.
Ahora ha planificado una reunión de sala privada mediante el portal de WebEx.
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¿Listo para su primera reunión de Webex?
Webex es un excelente lugar para programar reuniones en línea. Su interfaz intuitiva facilita la participación y el intercambio de ideas con su equipo. La integración con Outlook, Google Calendar y otras aplicaciones de calendario asegura que los asistentes siempre estén al día con las nuevas actualizaciones de la reunión.
¿Qué dispositivo le parece más conveniente para programar reuniones? ¿Prefieres Outlook o Google Calendar? Comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.
