Si posee una pequeña o mediana empresa, probablemente sepa que QuickBooks puede hacer su vida mucho más fácil. Es un software de contabilidad fantástico con muchas funciones útiles.
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Con QuickBooks, puede administrar sus cuentas de clientes, trabajos y proveedores. Eso también significa que puede eliminarlos si lo desea.
Pero hay algunas salvedades al respecto. En este artículo, explicaremos qué cuentas de QuickBooks puede eliminar y cómo. ¿Y cuándo es el momento adecuado para llevarlo a cabo? Además, repasaremos varias otras cosas que debe considerar.
Cuenta de QuickBooks que no puede eliminar
QuickBooks le permite eliminar sus cuentas, pero también le anima a ponerse en contacto con un contador profesional antes de hacerlo.
Sin embargo, hay algunas cosas que debe tener en cuenta si tiene la intención de continuar con la eliminación. No puede eliminar todas sus cuentas de QuickBooks.
QuickBooks los creó automáticamente y no puede modificarlos. Estos incluyen la cuenta de impuestos sobre las ventas, los fondos no depositados, las ganancias retenidas, el inventario, las discrepancias de conciliación y el capital del saldo inicial.
Algunos tipos de cuentas pueden requerir algunos pasos adicionales antes de poder eliminarlos. Por ejemplo, si su cuenta de ingresos contiene cargos pendientes, debe enviar facturas a sus clientes antes de eliminarla.
Eliminar una cuenta de QuickBooks
Incluso si la cuenta que desea eliminar no es una cuenta predeterminada, todavía hay un requisito previo antes de eliminarla. Tiene que tener un saldo de $ 0. Si ese es el caso, puede seguir estos pasos:
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- Abra el portal web de QuickBooks y vaya a Configuración.
- Seleccione Plan de cuentas y busque la cuenta que desea eliminar.
- Seleccione el botón del menú desplegable y seleccione Eliminar.
- Confirme su selección haciendo clic en Sí.
Eso es todo, y la cuenta se ha ido. Una vez que hagas esto, no hay vuelta atrás. Por lo tanto, asegúrese de que ya no necesite la cuenta en cuestión. Si no está seguro, hay otra opción a considerar.
Hacer inactiva una cuenta de QuickBooks
Hay situaciones en las que eliminar una cuenta de QuickBooks es lo mejor que puede hacer. Pero en la mayoría de los casos, optar por dejarlo inactivo es una mejor opción. Y aunque también viene con advertencias específicas, es un proceso reversible. Hacer inactiva una cuenta de QuickBooks es esencialmente lo mismo que eliminarla.
Desaparecerá del Plan de cuentas a menos que elija incluir también las cuentas inactivas. El proceso de inactivación de una cuenta es el mismo que el de eliminarla. Solo que, en lugar de hacer clic en Eliminar, selecciona Hacer inactivo.
Y si quieres volver a activarlo, sigue los mismos pasos y selecciona Activar en el tercer paso. Pero cuando su cuenta vuelva a estar activa, QuickBooks no revertirá el saldo y la configuración anteriores. Tendrás que hacerlo manualmente.
Eliminación de datos en línea de QuickBooks
Si desea comenzar desde cero con QuickBooks, puede purgar todos los datos en línea. Si desea hacerlo, su cuenta no puede tener más de 60 días.
Además, esto solo es posible si está suscrito a QuickBooks Plus y Essentials. Después de pasar por este proceso, el sistema QuickBooks eliminará permanentemente todos los datos que ingresó hasta ese momento, y no habrá forma de recuperarlos. Si está seguro de que desea hacerlo, siga estos pasos:
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- Vaya a su cuenta de QuickBooks.
- Incluya / purgecompany en la URL de la cuenta.
- Verá la lista de las cosas que se eliminarán.
- Ingrese la palabra Sí y luego seleccione Aceptar.
- Seleccione Limpiar datos.
- Cuando finalice el proceso, será redirigido a la página de inicio de QuickBooks.
Si esto no funciona, su siguiente opción es cancelar su suscripción a QuickBooks y comenzar una nueva. Para hacerlo, vaya a Configuración (icono de engranaje) y luego a Su cuenta y cancele la suscripción.
Organice QuickBooks de la forma que más le convenga
Hay una razón por la que QuickBooks hace que eliminar una cuenta sea un poco más difícil de lo esperado. Si fuera demasiado fácil eliminar uno, su servicio al cliente estaría inundado de consultas sobre cómo restaurarlos.
Es por eso que dejar inactiva la cuenta que ya no usa es una mejor opción. No tiene que verlo a menos que lo desee y, si cambia de opinión, siempre puede reactivarlo. Y si decide comenzar desde cero, sabrá cómo purgar su cuenta.
¿Alguna vez ha eliminado una cuenta de QuickBooks? ¿Has desactivado alguno? ¿Qué pasa con las purgas de datos? Háganos saber en la sección de comentarios.
