Cómo crear un informe en Excel

Qué saber

• Crear un informe usando gráficos: seleccione Insertar > Gráficos recomendados y luego elija el que desea agregar a la hoja de informe.
• Crear un informe con tablas dinámicas: Seleccione Insertar > Tabla dinámica . Seleccione el rango de datos que desea analizar en el campo Tabla/Rango.
• Imprimir: Ir a Archivo > Imprimir , cambie la orientación a Paisaje , escalando a Ajustar todas las columnas en una página y seleccione Imprimir todo el libro de trabajo .

Este artículo explica cómo crear un informe en Microsoft Excel utilizando habilidades clave como crear gráficos y tablas básicos, crear tablas dinámicas e imprimir el informe. La información de este artículo se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 y Excel para Mac.

Crear gráficos y tablas básicos para un informe de Excel

Crear informes generalmente significa recopilar información y presentarla toda en una sola hoja que sirve como hoja de informe para toda la información. Estas hojas de informes deben tener un formato que también sea fácil de imprimir.

Una de las herramientas más comunes que la gente usa en Excel para crear informes son las herramientas de gráficos y tablas. Para crear un gráfico en una hoja de informe de Excel:

1. Seleccionar Insertar en el menú y en el grupo de gráficos, seleccione el tipo de gráfico que desea agregar a la hoja del informe.

   

2. En el menú Diseño de gráfico, en el grupo Datos, seleccione Seleccionar datos .

   

3. Seleccione la hoja con los datos y seleccione todas las celdas que contienen los datos que desea graficar (incluidos los encabezados).

   

4. El gráfico se actualizará en su hoja de informe con los datos. Los encabezados se utilizarán para completar las etiquetas en los dos ejes.

   

5. Repita los pasos anteriores para crear nuevos cuadros y gráficos que representen adecuadamente los datos que desea mostrar en su informe. Cuando necesite crear un nuevo informe, simplemente pegue los nuevos datos en las hojas de datos y los cuadros y gráficos se actualizarán automáticamente.

   

   Hay diferentes formas de diseñar un informe usando Excel. Puede incluir gráficos y tablas en la misma página como datos tabulares (numéricos), o puede crear varias hojas de modo que los informes visuales estén en una hoja, los datos tabulares en otra hoja, y así sucesivamente.

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Uso de tablas dinámicas para generar un informe a partir de una hoja de cálculo de Excel

Las tablas dinámicas son otra herramienta poderosa para crear informes en Excel. Las tablas dinámicas ayudan a profundizar en los datos.

1. Selecciona la hoja con los datos que deseas analizar. Seleccionar Insertar > Tabla dinámica .

   

2. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en el campo Tabla/Rango, seleccione el rango de datos que desea analizar. En el campo Ubicación, seleccione la primera celda de la hoja de trabajo donde desea que vaya el análisis. Seleccionar DE ACUERDO para terminar.

   

3. Esto iniciará el proceso de creación de la tabla dinámica en la nueva hoja. En el área de Campos de tabla dinámica, el primer campo que seleccione será el campo de referencia.

   

   En este ejemplo, esta tabla dinámica mostrará información del tráfico del sitio web por mes. Entonces, primero, seleccionarías Mes .

4. A continuación, arrastre los campos de datos cuyos datos desea mostrar al área de valores del panel de campos de la tabla dinámica. Verá los datos importados desde la hoja de origen a su tabla dinámica.

   

5. La tabla dinámica recopila todos los datos de varios elementos agregándolos (de forma predeterminada). En este ejemplo, puede ver qué meses tuvieron más páginas vistas. Si desea un análisis diferente, simplemente seleccione el flecha desplegable junto al elemento en el panel Valores y luego seleccione Configuración del campo de valor .

   

6. En el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor, cambie el tipo de cálculo al que prefiera.

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7. Esto actualizará los datos en la tabla dinámica en consecuencia. Con este enfoque, puede realizar cualquier análisis que desee sobre los datos de origen y crear gráficos dinámicos que muestren la información de su informe de la forma que necesite.

Cómo imprimir su informe de Excel

Puede generar un informe impreso a partir de todas las hojas que creó, pero primero debe agregar encabezados de página.

1. Seleccionar Insertar > Texto > Encabezado y pie de página .

   

2. Escriba el título de la página del informe y luego formatéelo para usar un texto más grande de lo normal. Repita este proceso para cada hoja de informe que planee imprimir.

   

3. A continuación, oculte las hojas que no desea incluir en el informe. Para hacer esto, haga clic derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Esconder .

   

4. Para imprimir su informe, seleccione Archivo > Imprimir . Cambiar orientación a Paisaje , y escalando a Ajustar todas las columnas en una página .

   

5. Seleccionar Imprimir todo el libro de trabajo . Ahora, cuando imprima su informe, solo las hojas de informe que creó se imprimirán como páginas individuales.

   Puede imprimir su informe en papel o imprimirlo en formato PDF y enviarlo como archivo adjunto por correo electrónico.

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