Google Sheets es un poderoso software que le permite organizar los datos en forma de hoja de cálculo. También puede usarlo para configurar tareas para usted o un grupo de personas. Con tal función, algún tipo de recordatorio sería extremadamente útil.
Con esta guía, aprenderá cómo incluir recordatorios en Google Sheets, así como algunos consejos adicionales que pueden resultarle útiles.
Configurar recordatorios
Esta opción no es parte del software predeterminado, pero obtenerla es fácil y gratis. Para obtener el complemento:
- Vaya a G Suite Marketplace.
- Busque Agregar recordatorios.
- Presione el botón Instalar en la esquina superior derecha.
Agregar recordatorios evaluará la hoja de cálculo y le enviará un recordatorio para cada fila. Solo tiene que establecer la fecha y el complemento establecerá automáticamente los recordatorios. Para configurar los recordatorios:
- Abra un documento nuevo en Hojas de cálculo de Google.
- Haga clic en Complementos en el menú principal.
- Haga clic en Agregar recordatorios.
- Vaya a Configurar / Editar recordatorios.
- Escriba las tareas, las fechas y las direcciones de correo electrónico en cada columna. El complemento llenará automáticamente una hoja de cálculo vacía, por lo que puede reemplazar la información usted mismo.
- Haga clic en el botón Agregar un nuevo recordatorio.
Ahora puede seleccionar una de estas opciones.
Columna de fecha límite
Esto mostrará solo columnas con fechas válidas, así que asegúrese de tener todo escrito correctamente. Si cambia algo de la primera fila, tendrá que reiniciar el complemento.
Puede hacer clic en la celda y aparecerá un calendario.
Enviar recordatorios
Esto le permitirá enviar un recordatorio antes o después de la fecha establecida. Simplemente seleccione la opción que más le convenga.
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Opciones de destinatario
Con esta opción, puede seleccionar destinatarios.
Notificarme: si selecciona esta opción, agregará su correo electrónico a la barra TO. Esto le enviará un correo electrónico de respuesta confirmando que el correo electrónico fue enviado.
Notificar a las personas que ingresan: seleccione esta opción, luego puede seleccionar la columna con correos electrónicos a la que se enviará un correo electrónico. No se incluirá la primera fila.
CC People In: esto insertará personas en el CC del correo electrónico. Seleccione la columna con los correos electrónicos, como en la opción anterior.
Personalización de correo electrónico
Al presionar esta opción se abrirá una nueva ventana.
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Asunto: le permite escribir el asunto de sus recordatorios por correo electrónico.
Agregar enlace de hoja de cálculo: esta opción incluirá el enlace a la hoja en el correo electrónico.
Cuerpo del correo electrónico: esta opción agrega texto a la parte principal del correo electrónico.
Después de seleccionar las opciones que desee, haga clic en el botón Listo. Aparecerá una barra lateral, haga clic en Listo nuevamente.
Ahora puede cerrar la hoja de cálculo. El complemento realizará comprobaciones cada hora y enviará correos electrónicos a la hora correcta.
Otros consejos de Google Sheet
Hay muchos trucos que pueden hacer que su experiencia con Google Sheets sea más fluida y agradable. Éstos son algunos de los más útiles.
Enviar correos electrónicos comentando
Puede enviar un correo electrónico a alguien cuando agrega un comentario a Hojas de cálculo de Google. Esta es una excelente manera de informar a las personas que se agregó algo nuevo a la hoja de cálculo.
Puede enviar el correo electrónico escribiendo + seguido del correo electrónico del destinatario. El correo electrónico se enviará cuando escriba el comentario.
Aplicar filtros
Puede usar filtros para pasar por un grupo de celdas con un rasgo común. Esto le permite encontrar información rápidamente incluso si tiene una gran cantidad de datos almacenados en la hoja.
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- Haga clic en el botón Filtro.
- Haga clic en el botón de filtro de la fila principal de la hoja de cálculo para elegir los valores que desea ver.
- También tiene la opción de guardar los filtros. Simplemente presione Crear nueva vista de filtro seleccionando el botón Filtro.
Bloque de celdas
Si tiene un grupo grande de personas trabajando en una sola hoja de cálculo, puede bloquear cierta información para que no se modifique. Esto hará que sea menos probable que ocurran errores.
Puede bloquear celdas particulares o columnas enteras.
- Seleccione Permisos de edición de rango.
- También puede configurarlo para que se muestre una advertencia cuando alguien intente editar la celda. Seleccione la opción que se adapte a sus necesidades.
Google Sheets no olvida
Google Sheets es una pieza de software muy compleja y hay muchas opciones que lo ayudarán a trabajar más rápido y de manera más eficiente. Los recordatorios, por ejemplo, pueden ser un verdadero salvavidas.
¿Alguna vez ha utilizado la función de recordatorios en Google Sheets? ¿Fue útil? ¡Dinos en los comentarios!
