Cómo ejecutar un informe de gastos en QuickBooks

La ejecución de informes de gastos es uno de los componentes vitales de la gestión de su empresa con QuickBooks. Le brinda una descripción general de en qué está gastando su dinero y si está administrando sus finanzas correctamente. Pero, ¿cómo ejecuta exactamente los informes de gastos en QuickBooks?

En este artículo, le mostraremos diferentes formas de ejecutar un informe de gastos en QuickBooks. También discutiremos varias otras características relacionadas con los gastos que lo ayudarán a controlar sus gastos.

¿Cómo se ejecuta un informe de gastos en QuickBooks?

En QuickBooks, no es necesario que ejecute informes de gastos manualmente. El programa hace esto automáticamente en la sección Informes. Este proceso se realiza obteniendo información de los gastos que ingresaste usando QuickBooks. Para garantizar informes de gastos precisos que le brinden una imagen clara de los gastos de su empresa, debe ingresar sus gastos directamente en el programa.

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Hay muchos tipos de informes en QuickBooks. El más general es el informe de pérdidas y ganancias que muestra todos sus ingresos y gastos. Si desea ejecutar un informe de gastos concreto, puede hacerlo ejecutando el 'Informe de gastos por proveedor'. Así es como se hace esto:

1. Vaya a la pestaña Informes.
   
2. En la sección Empresa y financiera, elija el informe deseado.
3. Elija Gastos por detalle de proveedor.
4. Haga clic con el botón derecho en el informe para acceder a él.

Ahora tiene una visión general de ciertos gastos de su empresa. Si desea imprimir el informe, haga clic en la opción Imprimir y personalice sus propiedades de impresión. Una vez que haya terminado, presione Imprimir nuevamente.

También puede guardar su informe como un archivo PDF. Simplemente ingrese a la sección Archivo y haga clic en Guardar como PDF.

¿Cómo se ejecutan los informes de gastos de proveedores en QuickBooks Desktop?

Si está utilizando QuickBooks en su PC, ejecutar informes de gastos según los proveedores es ligeramente diferente. El proceso es el siguiente:

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1. Inicie sesión en su escritorio de QuickBooks.
2. Presione la pestaña Informes en la parte superior de su pantalla.
   
3. Seleccione Proveedores y cuentas por pagar, y luego seleccione Detalle de facturas impagas.

Esto le dará acceso a todas las facturas pendientes de pago pertenecientes a su negocio. Sin embargo, esto no le permitirá ver mucha información detallada sobre cada proveedor con el que colabora su empresa. Para ver más de cerca los gastos individuales de los proveedores, siga estos pasos:

1. Elija la pestaña Personalizar informe en la pantalla de facturas pendientes de pago.
2. Seleccione la opción Filtros.
3. Configure los parámetros para indicar las facturas en estado pagado.

Esto categorizará sus gastos y le brindará una descripción general de cada factura que su empresa ha pagado. Si hay demasiadas facturas en la pantalla, puede categorizar más los gastos seleccionando un rango de fechas.

Cómo mostrar los gastos sobre una base anual

Revisar sus operaciones comerciales anualmente ayuda a garantizar que su negocio siga siendo solvente. En consecuencia, revisar los gastos en los que incurre su empresa cada año es una parte integral de la gestión de sus finanzas con QuickBooks. Así es como puede realizar un seguimiento de sus gastos de forma anual:

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1. Haga clic en el menú Informes.
2. Vaya a Buscar informe por nombre y seleccione Detalle de transacción por cuenta.
3. Mientras mira su informe, presione la pestaña Personalizar.
4. Presione el botón Filtro para acceder a más opciones.
5. En el menú Tipo de transacción, presione Gastos.
6. Mientras navega por el menú Cuenta, seleccione las cuentas que desea ver en su informe.
7. Seleccione la opción Ejecutar informe.
8. Seleccione Período de informe y elija Este año fiscal o Este año calendario.
9. Presione la opción Ejecutar informe.

Una vez que haya terminado, puede presionar Guardar personalización para guardar las preferencias de su informe. Como resultado, no tendrá que hacer las mismas modificaciones cada vez que reciba su informe.

Para volver a su informe personalizado, siga los siguientes pasos:

1. Accede a la sección Informes.
2. Pulse Informes personalizados.
3. Elija el informe personalizado.

Cómo mostrar los gastos

Si desea que sus informes de gastos muestren la cantidad de dinero que paga a los proveedores por mes, puede hacerlo de esta manera:

1. Ingrese al menú Informes.
2. Busque y seleccione Resumen de gastos por proveedor.
3. Presiona la opción Personalizar.
4. Indique el rango de fechas para el período de su informe, dependiendo de las fechas de sus facturas.
5. Presione el menú Columnas en la pestaña Columnas/Filas.
6. Seleccione Meses.
7. Presione la opción Ejecutar informe.

Esto es lo que debe hacer para guardar sus informes mensuales:

1. Mientras se ejecuta su informe, presione la pestaña Guardar personalización.
2. Escriba el nombre de su informe.
3. Elija si desea compartir su informe con usuarios seleccionados o con todos los usuarios. Si no selecciona ninguna de las opciones, solo el creador del informe tendrá acceso a él.
4. Pulse el botón Aceptar.

Una vez que haya guardado su informe, encontrarlo es bastante sencillo. Solo sigue estas acciones:

1. Accede al menú Informes.
2. Elija Informes personalizados.
3. Busque su informe por su nombre previamente guardado.

Mantenga sus gastos a raya

Ahora que sabe cómo ejecutar sus informes de gastos en QuickBooks, tanto de forma anual como mensual, será mucho más fácil realizar un seguimiento de sus finanzas. Puede acceder a sus informes en cualquier momento para ver si ha habido desembolsos innecesarios que perjudiquen su negocio. Si es así, use QuickBooks para determinar qué gastos no tienen cabida en su negocio.