Google Sheets es una forma conveniente de organizar reuniones, crear tareas, clasificar facturas y varios otros datos. Es lúcido, rico en funciones y se puede compartir con otros usuarios.
El único inconveniente de esta herramienta es que no tiene una función incorporada para enviar recordatorios por correo electrónico sobre la hoja a usted mismo oa otros usuarios. Esto facilitaría mucho el seguimiento de todas sus tareas y datos.
Afortunadamente, hay dos métodos que le permiten enviar recordatorios por correo electrónico basados en la fecha. Lea este artículo para obtener más información sobre ellos.
Envío de recordatorios de eventos: combinación de hojas y calendario
Si desea enviarse recordatorios por correo electrónico, la forma más sencilla de hacerlo es mezclando dos herramientas de Google diferentes: Hojas de cálculo de Google y Calendario de Google. Esto no requerirá que uses ningún script. En su lugar, solo necesitará exportar datos de una aplicación a otra.
El método consta de tres pasos: crear y exportar datos de Hojas de cálculo, importarlos al Calendario y habilitar recordatorios por correo electrónico.
Paso 1: crear y exportar datos desde hojas
Si desea exportar datos de Hojas de cálculo, deberá crear una hoja de eventos y guardarla como un archivo CSV. Para que el archivo sea reconocible en Google Calendar, debe usar un formato particular, simplemente siga estos pasos:
- Abra su documento en Hojas de cálculo.
- Los valores de su primera fila deben seguir este esquema: A1: Asunto, B1: Fecha de inicio, C1: Fecha de finalización.
- Debajo del encabezado 'Asunto', debe ingresar el título de su recordatorio. La fecha de inicio y finalización debe estar en formato DD / MM / AAAA.
- Agregue tantos eventos como desee, así como sus fechas de inicio y finalización.
- Haga clic en el menú 'Archivo'.
- Pase el mouse sobre 'Descargar'. Debería aparecer un nuevo menú.
- Seleccione 'Valores separados por comas'.
- La versión CSV de su archivo de Hojas de cálculo se descargará en su PC.
Nota: Los únicos encabezados obligatorios son 'Asunto' y 'Fecha de inicio' para que la lista se importe correctamente. Si desea agregar otros encabezados, puede ver la lista de opciones disponibles (reconocibles por Calendario) y su orden en el sitio oficial. Soporte de Google página.
Paso 2: importar el documento al calendario
Una vez que la hoja de eventos CSV esté lista para ser importada, es hora de cambiar a Google Calendar.
- Abre Google Calendar.
- Haga clic en el menú 'Configuración' (icono de rueda dentada).
- Seleccione 'Configuración'.
- Seleccione 'Importar y exportar' en el menú de la izquierda.
- Elija 'Seleccionar archivo de su computadora' en la sección 'Importar'.
- Navegue hasta el archivo CSV guardado y haga clic en 'Abrir'.
- Finalmente, presione 'Importar' para importar el archivo CSV.
Si ve una pantalla que dice que los eventos se han agregado al Calendario, todo salió bien. Ahora lo único que queda es configurar notificaciones por correo electrónico para los eventos en cuestión.
Paso 3: configurar notificaciones y compartir
Después de configurar las notificaciones, recibirá recordatorios de todos los eventos que haya exportado desde Hojas de cálculo de Google directamente a su correo electrónico. Para asegurarse de que todo esté configurado correctamente, siga estas instrucciones:
- Pase el mouse sobre su nombre en la sección 'Mis calendarios' a la izquierda de la pantalla Calendario.
- Presiona el ícono 'más' (tres puntos verticales) que aparece junto a tu nombre.
- Haga clic en 'Configuración y uso compartido'.
- Compruebe si su cuenta aparece en 'Compartir con personas específicas'. De lo contrario, seleccione 'Agregar personas' y agregue su correo electrónico.
- Haga clic en el menú desplegable 'Notificación' en la sección 'Notificaciones de eventos'.
- En su lugar, elija 'Correo electrónico'.
- Configure el período de fecha y hora entre el recordatorio y el evento.
Ahora su Calendario enviará recordatorios de todos los eventos que haya incluido en sus Hojas de cálculo de Google. Tenga en cuenta que puede agregar cualquier cosa en la columna 'Asunto'. Puede enumerar tareas específicas, cumpleaños u otros arreglos, no solo eventos.
Además, use la opción 'Compartir con personas específicas' mencionada anteriormente para incluir otros correos electrónicos en la lista. Estos usuarios recibirán los mismos recordatorios por correo electrónico para esos arreglos particulares.
Usar el complemento Agregar recordatorios
La otra forma de enviar recordatorios por correo electrónico a través de Google Sheets es utilizar un complemento específico. Este método es algo más fácil y solo requiere que configure la extensión que hará todo lo demás automáticamente.
Para configurar el complemento, haga lo siguiente:
- Haga clic en la pestaña 'Complementos' en la parte superior de la pantalla.
- Seleccione 'Obtener complementos'.
- Escribe 'Agregar recordatorios' en la barra de búsqueda.
- Haga clic en el icono 'Agregar recordatorios' y seleccione 'Instalar'. Permita permisos si se le solicita y espere a que se instale la aplicación.
- Vaya a la pestaña 'Complementos' nuevamente y coloque el cursor sobre el menú 'Agregar recordatorios'.
- Seleccione 'Configurar / editar recordatorios'.
La extensión proporcionará columnas para Tarea, Asignatario, CC (opcional) y Fecha límite. En 'Tarea' puede ingresar una breve instrucción, el correo electrónico va debajo de 'Asignatario', mientras que la fecha va debajo de 'Fecha límite'.
Si desea enviar recordatorios adicionales para el día límite, ajústelo manualmente en el menú de la derecha.
Además, si necesita agregar más contenido a su recordatorio, puede hacer clic en la opción 'Personalizar los correos electrónicos enviados' y escribir esa información adicional.
La extensión enviará automáticamente los correos electrónicos cuando llegue el momento, y puede modificar las descripciones de las tareas, los destinatarios y las fechas sobre la marcha.
Tenga cuidado con los recordatorios complementarios
Usar el complemento 'Agregar recordatorio' es una forma más conveniente y más fácil que el método 'exportar / importar', pero al mismo tiempo requiere más atención.
respuesta automática a mensajes de texto iphone
Dado que los recordatorios se envían automáticamente, existe la posibilidad de que envíe la tarea incorrecta al destinatario incorrecto antes de que tenga la oportunidad de corregirla. Esto es evitable y generalmente inofensivo, pero aún debe prestar atención a quién recibe qué.
¿Qué método consideras mejor? ¿Por qué? Comparta sus opiniones en la sección de comentarios a continuación.
