El otro día me hicieron una pregunta cuando le mostraba a alguien cómo usar Gmail y no era la primera vez que la escuchaba. La pregunta era '¿Cómo puedo crear copias de borradores en Gmail para no tardar tanto en responder a los clientes?'. Mientras trato de responder preguntas con regularidad aquí en TechJunkie, pensé que este era un candidato excelente.
En realidad, la pregunta se refiere más a las plantillas de correo electrónico que a guardar copias de un borrador. Le estaba mostrando a alguien cómo configurar respuestas automáticas y etiquetas para su nuevo correo electrónico comercial. Querían algunos correos electrónicos estándar para enviar a los clientes para mantenerlos informados sin que el administrador los atascara durante todo el día. La respuesta es crear plantillas de correo electrónico.
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Puede crear copias de estos y guardarlos como borradores si lo prefiere, pero puede hacer mucho más con las plantillas.
Plantillas de correo electrónico
Las plantillas de correo electrónico son una gracia salvadora para todos los propietarios de pequeñas empresas o para aquellos que se encuentran diciendo las mismas cosas en el mismo tipo de correos electrónicos. Los he usado desde que comencé mi propio negocio y me han ahorrado muchos cientos de horas a lo largo de los años.
Las plantillas de correo electrónico también pueden hacerte lucir más profesional. Puede responder más rápido y un simple 'Gracias por su correo electrónico, un miembro de nuestro equipo se comunicará con usted directamente dentro de las 24 horas' puede hacer que el cliente se sienta valorado. Teniendo en cuenta lo fácil que es hacerlo, recomiendo encarecidamente usarlos.
¿Cómo creo plantillas de correo electrónico en Gmail?
Gmail llama a las plantillas de respuestas almacenadas y debe habilitar la función antes de poder utilizarlas. Una vez hecho esto, puede crear tantas plantillas de correo electrónico como desee.
- Abra Gmail e inicie sesión.
- Seleccione el icono del menú de engranajes en la parte superior izquierda y seleccione Configuración.
- Seleccione la pestaña Labs.
- Cambie Respuestas almacenadas (plantillas) a Habilitar.
- Seleccione Guardar cambios en la parte inferior de la página.
Ahora que la función está habilitada, podemos comenzar a crear plantillas. Lo haces desde la Bandeja de entrada en Gmail, así que ahí es donde nos dirigimos a continuación.
- Seleccione Redactar correo electrónico en su bandeja de entrada.
- Cree el correo electrónico que desea crear como lo haría normalmente.
- Seleccione la flecha gris hacia abajo en la parte inferior derecha de la ventana del correo electrónico.
- Seleccione Respuestas predefinidas y Nueva respuesta predefinida.
- Asígnele un nombre significativo y seleccione Aceptar para guardar.
Una vez que haya guardado su respuesta almacenada, puede eliminar el borrador de manera segura.
Al redactar su respuesta enlatada, debe equilibrar el toque personal con ser lo suficientemente genérico como para no ofender a nadie. Eso significa dejar cosas como nombres y fechas fuera del correo electrónico y reemplazarlo con escalas de tiempo. O puede agregar esos toques personales a mano antes de enviar. Lo último es preferible ya que el toque personal crea una relación en la que puede construir. Sin embargo, no siempre es posible, así que debes usar tu juicio.
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Usando su plantilla de correo electrónico
Ahora que ha creado su plantilla de correo electrónico o su respuesta predefinida, es hora de usarla. Cuando reciba su primera oportunidad de utilizar la plantilla, haga lo siguiente:
- Seleccione Responder dentro del correo electrónico al que desea responder.
- Seleccione la flecha gris hacia abajo en la parte inferior derecha de la pantalla.
- Seleccione Respuestas almacenadas y seleccione la respuesta que creó.
- Agregue datos personalizados para que el correo electrónico sea relevante.
- Enviar.
Puedes hacer lo mismo usando Redactar y creando un nuevo correo electrónico, pero encuentro que el método de respuesta es mucho más rápido.
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Uso de su respuesta predefinida como respuesta automática por correo electrónico
Llevando la plantilla de correo electrónico un paso más allá, ¿qué tal configurar una respuesta predefinida como respuesta automática a un correo electrónico entrante? Tendrá que mantener su respuesta enlatada genérica, pero es una excelente manera de reconocer pedidos o consultas y construir una buena relación con su cliente.
- Abra Configuración dentro de Gmail y seleccione la pestaña Filtros.
- Seleccione el enlace de texto Crear un nuevo filtro.
- Cree un criterio para activar el filtro. Es probable que esto sea exclusivo para usted, así que seleccione algo que funcione.
- Seleccione Crear filtro con esta búsqueda en la parte inferior derecha de la ventana.
- Seleccione Enviar respuesta predefinida y la respuesta que desea utilizar.
- Seleccione Crear filtro.
Ahora, siempre que se cumplan los criterios del filtro, Gmail enviará su respuesta predefinida automáticamente. Esto es ideal para reconocimientos o actualizaciones y se puede configurar para que se active de varias formas. Es imposible para mí enumerarlos todos aquí, pero reconocerá un patrón en sus correos electrónicos que puede usar. Por ejemplo, todos los correos electrónicos se envían a su dirección de correo electrónico '[correo electrónico protegido]' o cualquier correo electrónico que contenga la palabra 'Pedido'. Entiendes la idea.
