Ya sea que esté buscando armar una hoja de cálculo financiera rápida o si desea trabajar junto con un compañero de trabajo en un documento similar a Excel, Google Sheets es una excelente alternativa gratuita, basada en la web y a Excel, una aplicación utilizada por millones en todo el país para cargar datos en un documento, verlos y compartirlos, y usar las matemáticas para rastrear contenido específico con una hoja de cálculo.
Uno de los aspectos más útiles de los programas de hojas de cálculo es su flexibilidad. Una hoja de cálculo puede servir como base de datos, como motor de cálculo, como plataforma sobre la cual realizar modelos estadísticos, como editor de texto, como biblioteca multimedia, como lista de tareas pendientes, etc. Las posibilidades son casi infinitas. Un uso particularmente común de las hojas de cálculo, incluidas Google Sheets, es para realizar un seguimiento del tiempo, como los horarios de los empleados por horas o las horas facturables.
Si está utilizando Hojas de cálculo de Google para realizar un seguimiento del tiempo de esta manera, con frecuencia se encontrará con la necesidad de calcular la diferencia entre dos marcas de tiempo, es decir, la cantidad de tiempo que pasó entre dos eventos de tiempo. Por ejemplo, si alguien entró a las 9:15 a. M. Y luego salió a las 4:30 p. M., Estuvo en el reloj durante 7 horas y 15 minutos. Si necesita usar Hojas de cálculo para algo como esto, notará rápidamente que no está diseñado para manejar este tipo de tareas.
Aún así, aunque Google Sheets no está diseñado específicamente para manejar funciones como esta, es fácil persuadirlo para que lo haga con un poco de preparación. En este artículo, le mostraré cómo calcular automáticamente la diferencia entre dos marcas de tiempo en Google Sheets.
Para este artículo usaré un formato de hoja de tiempo, mostrando la hora en que la persona comenzó a trabajar, la hora a la que se fue y una duración (calculada). Puede ver la hoja de cálculo que utilicé para este ejemplo a continuación:
Cálculo del tiempo en hojas de Google
Medir la diferencia entre dos celdas que contienen datos de tiempo requiere que Sheets comprenda que los datos de las celdas son datos de tiempo. De lo contrario, calculará la diferencia entre las 9:00 a. M. Y las 10:00 a. M. Como 100 en lugar de 60 minutos o una hora.
Para hacer esto, las columnas de tiempo deben formatearse como Tiempo y la columna de duración debe formatearse como Duración. Siga los pasos a continuación para configurar su hoja de cálculo:
- Abra su hoja de Google.
- Seleccione la primera columna de tiempo (Tiempo de entrada) y haga clic en el menú desplegable de formato '123' en el menú, luego seleccione Hora como el formato.
- Repita para la segunda columna de tiempo (Tiempo de espera).
- Formatee la columna Horas trabajadas como Duración del mismo modo.
Ahora las columnas están formateadas correctamente para calcular el tiempo transcurrido entre dos marcas de tiempo registradas.
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En nuestro ejemplo, Time In está en la columna A, comenzando en A2, y Time Out está en la columna C, comenzando en C2. Las horas trabajadas están en la columna E. Con los formatos configurados correctamente, hacer el cálculo no podría ser más fácil. Todo lo que necesita hacer es usar la siguiente fórmula: '= (C2-A2)'. Esto le dará el tiempo transcurrido entre las dos celdas y lo mostrará como horas.
Puede llevar este cálculo más allá agregando fechas también. Esto es útil si tiene turnos de trabajo que duran más de 24 horas o que incluyen dos días dentro de un solo turno. Para hacer esto, configure las columnas de tiempo de entrada y tiempo de espera en formato de fecha y hora.
Eso es todo al respecto. Siguiendo los pasos enumerados anteriormente y utilizando la fórmula proporcionada, es increíblemente fácil calcular el tiempo en Google Sheets.
Preguntas frecuentes
Hay muchas cosas que puede hacer con Hojas de cálculo de Google. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes.
¿Cómo se agregan pausas al calcular el tiempo?
Al calcular las horas trabajadas por los empleados, es útil saber cómo agregar descansos a su hoja de tiempo. Hay varias formas de agregar una pausa para el almuerzo en las horas trabajadas por los empleados, cubriremos el método de inicio y finalización de la pausa.
- Cree la columna de inicio de ruptura y agregue las rupturas en las celdas.
Puede dejar el formato de columna en automático, Google Sheets hará el resto.
2. Cree la columna de fin de ruptura y deje el formato en automático.
3. Calcule las horas para la columna Horas trabajadas. Entonces, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Es decir, (Inicio de pausa - Inicio de tiempo) + (Tiempo de espera - Fin de pausa) = Horas trabajadas en el día.
Calcule eso para cada fila, por lo que debería verse así.
Entonces, E3 = (B3-A3) + (D3-C3), etc.
¿Cómo se convierten los minutos en fracciones?
Cuando se trata de incrementos de tiempo, puede resultar útil poder convertirlos en fracciones en lugar de minutos, es decir, 30 minutos = 1/2. Convertir minutos a fracciones es fácil, hay varias formas de lograrlo.
- Cree una nueva celda, K2 en este ejemplo, y formatéela para Número .
2. Establezca la fórmula en '= (E2) * 24‘.
El total debería ser 5,50 y se verá así.
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Puede aplicar esto fácilmente a un grupo o columna de celdas y convertirlas en cuestión de segundos.
¿Cómo puede encontrar la menor cantidad de tiempo trabajado?
Si necesita localizar rápidamente la menor cantidad de tiempo trabajado, esto debería ayudar. La función MIN () es una función incorporada que le permite localizar rápidamente el valor mínimo en una lista de números.
- Crea una nueva celda y configúrala en Duración , I2 en este ejemplo, y asígnele la función '= MIN (E2: E12)‘.
Suponiendo que siguió el ejemplo, el mínimo debería ser 5:15:00.
Puede aplicar fácilmente la función MIN () o MAX () a una columna o grupo de celdas, pruébelo usted mismo.
¿Cómo se calcula el total de horas trabajadas?
Si no está familiarizado con la programación o Excel, algunas de las funciones integradas de Google Sheets pueden parecer extrañas. Afortunadamente, no se necesita mucho para calcular el total de horas trabajadas. En este ejemplo, calcularemos el total de horas trabajadas por todos los empleados en un día.
- Cree una nueva celda y asígnela como Duración , en esta celda de ejemplo G13.
2. En el Fórmula (fx) Bar : ingrese '=SUMA (E2: E12)'. Esto le dará el total de horas trabajadas desde las celdas E2 hasta E12. Esta es la sintaxis estándar para Excel y varios lenguajes de programación.
El total debe ser 67:20:00 y tener este aspecto:
Pensamientos finales
Google Sheets no se diseñó específicamente para usarse como una hoja de horas, pero se puede configurar fácilmente para hacer precisamente eso. Esta sencilla configuración significa que puede realizar un seguimiento de las horas trabajadas de forma rápida y sencilla. Cuando los intervalos de tiempo superan la marca de 24 horas, las cosas se vuelven un poco más complicadas, pero Sheets aún puede lograrlo cambiando del formato de hora a fecha.
Con suerte, este tutorial le resultó útil. Si lo hizo, asegúrese de consultar más artículos de TechJunkie para encontrar los consejos y trucos que necesita para aprovechar al máximo sus herramientas y aplicaciones tecnológicas favoritas.
(¿Quieres saber la edad de una persona? Consulta nuestro tutorial en cómo calcular la edad a partir de una fecha de nacimiento en Hojas de cálculo . También puede leer nuestro artículo sobre cómo averiguar cuántos días han pasado entre dos fechas en Hojas de cálculo , o tal vez quieras aprender cómo mostrar la fecha de hoy en Hojas de cálculo .)
¿Tiene algún otro consejo de seguimiento del tiempo para Hojas de cálculo de Google? ¡Cuéntanos sobre ellos a continuación!
