Excel creará un subtotal al aplicar una determinada función a las celdas. Esto podría ser para el promedio, la suma o la mediana de sus valores, lo que le brinda una visión completa de los valores. Sin embargo, los subtotales no siempre son preferibles. Es posible que necesites volver a analizar los datos, importarlos a otras plataformas o simplificarlos por completo. Afortunadamente, existen algunas soluciones sencillas para eliminar subtotales en Excel.
Este artículo le explicará todo lo que necesita saber.
El método más rápido para eliminar subtotales en Excel
Supongamos que está realizando un seguimiento del inventario en su hoja de proyecto de Excel. En la parte inferior de sus datos, tiene una fila marcada como el total general. Este es un ejemplo de una subfila que quizás quieras eliminar.
Así es como se hace:
- Navegue a la cinta superior de Excel.
- Seleccione el grupo 'esquema' y luego pase a 'subtotal'.
- Aparecerá una ventana emergente. Seleccione la opción 'eliminar' en la esquina superior derecha.
Es así de simple. Cuando selecciona la opción de eliminar, todos sus datos se desagrupan y los subtotales desaparecerán. Si desea desagrupar datos en lugar de eliminar todos los subtotales, seleccione la opción 'desagrupar'.
Agregar subtotales posteriores en Excel
Eliminar subtotales es fácil. Con solo unos pocos clics, puedes desagrupar tus datos. Sin embargo, es posible que desee volver a aplicarlos después de volver a analizar los valores. Hacerlo requerirá ciertas funciones. Pero no dejes que eso te asuste. Agregar subtotales es un proceso sencillo que le permite analizar mejor sus datos para uso futuro.
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Aquí hay algunas funciones de subtotal que puede realizar para sus datos:
- La función SUMA: puede establecer un determinado grupo de valores y sumarlos todos. El subtotal mostrará este número para el grupo de valores elegido.
- La función PROMEDIO: esta función es una de las favoritas de los profesores de todo el mundo. Calcula el promedio de los datos de la tabla asignados. Esto lo convierte en una buena opción para calcular las calificaciones finales compuestas por los puntajes de las pruebas.
- La función CONTAR: al realizar un seguimiento del inventario, la función CONTAR es un activo valioso. Cuenta las entradas de valor que ha definido.
- Las funciones MAX y MIN: el uso de cualquiera de estas funciones le proporciona el valor máximo o mínimo dentro de un conjunto de datos seleccionado.
Ahora que conoce algunas funciones esenciales, puede pasar a crear subtotales. Sin embargo, asegúrese de que su lista esté ordenada correctamente. Esto es lo que debes hacer:
- Vaya a las columnas donde desea seleccionar datos. Seleccione la 'pestaña de datos' y luego la 'opción de filtro'.
- Seleccione una de las opciones de filtro disponibles, como 'Ordenar de la A a la Z'.
Eso es todo. Con su contenido ordenado y sin valores en blanco, puede agregar funciones y crear subtotales para sus datos.
- Seleccione cualquier celda, grupo o valor donde desee agregar subtotales.
- Vaya a la cinta superior y busque la pestaña de datos. Luego seleccione 'subtotal'. Después de que se abra la ventana emergente, podrá definir las condiciones.
- Deberá seleccionar la función que desea usar, la columna por la que agrupar y qué columnas subtotar, y luego seleccionar 'Aceptar'.
Una vez completado, deberías ver los subtotales establecidos en tu hoja de cálculo.
Cosas a considerar al trabajar con subtotales de Excel
Si bien los subtotales son una forma útil de organizar, analizar y priorizar sus datos, pueden parecer un poco impredecibles. Hay algunas razones detrás del problema. Los subtotales tienen ciertas condiciones que deberás abordar antes de agregarlos o eliminarlos de tu hoja de cálculo de Excel.
Si está frustrado porque SUMA o PROMEDIO no funcionan, aquí le mostramos cómo resolver el problema:
- Asegúrese de que no se filtre ninguna información deseada: hay una función de filtrado en Excel. Si selecciona algunos valores para un subtotal, no incluirá ninguna celda oculta mediante el filtrado. Sin embargo, si se oculta manualmente, el subtotal aún lo incluirá. Si desea omitir algunos datos, asegúrese de filtrarlos en lugar de ocultarlos manualmente.
- Los subtotales solo reflejan los datos originales. Digamos que tiene varios subtotales agregados y desea agregar uno nuevo. El último subtotal solo incluirá los datos de la celda original, ignorando el valor de los subtotales que ya agregó.
- Los subtotales no funcionan con tablas de Excel. Es posible que notes que la opción de subtotales está atenuada. Lamentablemente, la opción no está disponible para tablas de Excel. Asegúrese de estar trabajando con un rango normal.
Cómo deshacerse de las celdas vacías en Excel
Las celdas vacías pueden ser un problema molesto para cualquiera que desee utilizar subtotales o realizar un seguimiento preciso de sus datos. Excel simplemente no agrupa celdas si están vacías. Si está utilizando una función, deberá eliminar estos espacios.
Afortunadamente, existen algunos métodos para hacerlo de forma rápida y sencilla:
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- Seleccione todas sus celdas en la hoja de trabajo usando el comando CTRL + A.
- Presione la tecla F5 en su teclado. Esto abrirá la opción 'Ir a' de Excel.
- Haga clic en 'Especial' de las opciones y seleccione la opción 'espacios en blanco' y luego haga clic en 'Aceptar'.
- Luego use el comando CTRL + -. Se abrirá una nueva ventana emergente de eliminación, luego seleccione 'Aceptar'.
El método anterior es rápido porque utiliza comandos. Sin embargo, todavía existen otras formas efectivas de eliminar celdas vacías. Si necesita eliminar una fila completa vacía, siga los pasos a continuación:
- Seleccione las filas vacías que desea eliminar.
- Vaya a la cinta superior y seleccione la opción de eliminar. Tiene un ícono de tabla con una 'X'.
- Seleccione 'eliminar filas de hoja'.
Eliminar valores y filas vacíos no solo prepara su hoja de cálculo para un subtotal óptimo en Excel, sino que también hace que sus datos sean fácilmente legibles y ordenados para el análisis. Una vez que se haya deshecho de las celdas vacías, puede utilizar los métodos anteriores para aplicar subtotales y eliminarlos si es necesario. Sin embargo, tenga cuidado con los datos filtrados u ocultos, ya que no aparecerán en el importe subtotal final.
Preguntas frecuentes
¿Existen más funciones de subtotales de Excel que las mencionadas anteriormente?
Sí, las mencionadas anteriormente son sólo las funciones principales y más utilizadas para los subtotales. Otros ejemplos incluyen SUMAR.SI, CONTAR y CONTAR.SI.
¿Puedo usar funciones de porcentaje con subtotales de Excel?
Lamentablemente no. Excel no permite que las funciones de porcentaje funcionen con subtotales.
¿Qué escenarios del mundo real generalmente necesitarán subtotales?
Puede utilizar la función de subtotal en cualquier campo para organizar y estructurar datos. Esto incluye enseñanza, recursos humanos, gestión de inventario y otros campos donde son necesarias las hojas de cálculo de Excel.
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Perder subtotales y recuperarlos
Cuando se trabaja con datos de Excel, es fácil cometer errores con los subtotales. Es posible que aplique una función sólo para darse cuenta de que necesita volver a analizar campos específicos. Puede hacerlo fácilmente yendo a la cinta superior, navegando al grupo de esquemas y seleccionando la opción subtotal. Una vez que haya eliminado el subtotal y haya restablecido los datos, podrá volver a aplicarlos agregando funciones. Cuando trabaje con subtotales, asegúrese de que sus celdas no estén vacías y de que toda la información esté ahí y no esté filtrada.
¿Le resultó fácil eliminar subtotales? ¿Qué tal si los volvemos a agregar? Háganos saber en la sección de comentarios.
