Puede usar Excel para dividir la información en partes más pequeñas. Encontrar los datos que necesita y manipularlos es un objetivo importante para muchos usuarios de Excel.
Si tiene el nombre completo de una persona, puede ser necesario para concentrarse en sólo su primer nombre o su apellido. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico automatizado amigable a sus clientes, debe usar sus nombres para evitar parecer impersonal. Si está revisando una lista de encuestados, puede ser importante usar sus apellidos u ocultar sus apellidos para mantener el anonimato.
Excel hace que este proceso sea sencillo y hay muchos enfoques diferentes que puede tomar. Aquí hay un tutorial que lo ayudará a crear columnas separadas de Nombre y Apellido usando fórmulas. También cubrimos el tema de los segundos nombres.
Fórmulas de Excel para dividir nombres en partes
Por donde empiezas
Separación de nombres
Esta es la fórmula genérica:
= IZQUIERDA (celda, ENCONTRAR (, celda, 1) -1)
Para ejecutarlo, reemplace célula con el puntero de celda que contiene el primer nombre completo que desea dividir. En este ejemplo, desea seleccionar B2 e ingresar la fórmula:
= LEFT (A2, FIND (, A2,1) -1)
Sin embargo, es importante tener en cuenta que en algunos dispositivos, éste utiliza la fórmula punto y coma en lugar de comas. Así que si la fórmula anterior no funciona para usted, puede que tenga que utilizar la siguiente versión en su lugar:
= IZQUIERDA (celda; ENCONTRAR (; celda; 1) -1)
En el ejemplo, usaría:
= IZQUIERDA (A2; ENCONTRAR (; A2; 1) -1)
Ahora puede simplemente arrastrar el controlador de relleno hasta el final de la columna Nombre.
La función IZQUIERDA le permite separar una cadena, empezando por el extremo izquierdo del texto. La parte ENCONTRAR de esta fórmula ubica el primer espacio en el nombre completo, por lo que obtiene la parte de su nombre completo que viene antes de un espacio vacío.
Por lo tanto, con guión primeros nombres permanecen juntos, y también lo hacen los primeros nombres que contienen caracteres especiales. Sin embargo, su columna Nombre completo no contendrá nombres o las iniciales intermedias.
¿Coma o punto y coma?
¿Por qué la fórmula no es la misma para todos?
Para muchos usuarios de Excel, las funciones de Excel utilizan comas para separar los datos de entrada. Pero en algunos dispositivos, la configuración regional es diferente.
Para descubrir qué símbolo usa su Excel, simplemente comience a escribir la fórmula. Cuando empieces a entrar = IZQUIERDA ( , Verá un texto vuelo estacionario que le sugerirá el formato correcto.
Separación de apellidos
Adopte el mismo enfoque para separar los apellidos. Esta vez, se debe utilizar la fórmula correcta, que separa las cadenas a partir de la parte derecha.
La fórmula que necesita es:
= DERECHA (celda, LARGO (celda) - BUSCAR (#, SUSTITUIR (celda,, #, LARGO (celda) - LARGO (SUSTITUIR (celda,,)))))
En el ejemplo anterior, se utiliza la siguiente fórmula en la celda C2:
= DERECHA (A2, LEN (A2) - búsqueda (#, suplente (A2 ,, #, LEN (A2) - LEN (suplente (A2 ,,)))))
Una vez más, puede que tenga que cambiar de la coma a un punto y coma, lo que significa que puede que tenga que usar:
= DERECHA (A2; LARGO (A2) - BÚSQUEDA (#; SUSTITUIR (A2 ;; #; LARGO (A2) - LARGO (SUSTITUIR (A2 ;;)))))
apellidos con guión y apellidos con caracteres especiales se mantengan intactas.
¿Por qué esta fórmula es más compleja que la de los nombres? Es más difícil separar los segundos nombres y sus iniciales de los apellidos.
Si desea que los nombres e iniciales para ser listados con los apellidos, puede utilizar la fórmula:
= DERECHA (célula, LEN (celular) - SEARCH (, célula))
o:
= DERECHA (A2, LEN (A2) - SEARCH (, A2))
o:
= DERECHA (A2; LEN (A2) - búsqueda (; A2))
Pero, ¿y si quieres separar los segundos nombres? Esto es menos común, pero puede ser útil saberlo.
Separación de los segundos nombres
La fórmula para los segundos nombres es la siguiente:
¿Por qué mi cursor salta?
= MEDIO (celda, BÚSQUEDA (, celda) + 1, BÚSQUEDA (, celda, BÚSQUEDA (, celda) +1) - BÚSQUEDA (, celda) -1)
En el ejemplo anterior, se obtiene:
= MEDIO (A2, BÚSQUEDA (, A2) + 1, BÚSQUEDA (, A2, BÚSQUEDA (, A2) +1) - BÚSQUEDA (, A2) -1)
Si su Excel usa punto y coma, la fórmula es:
= MEDIO (A2; BÚSQUEDA (; A2) + 1; BÚSQUEDA (; A2; BÚSQUEDA (; A2) +1) - BÚSQUEDA (; A2) -1)
Después de ingresar la fórmula, arrastre el controlador de relleno hacia abajo. Aquí hay una columna de segundo nombre agregada al ejemplo anterior:
Si el nombre completo no contiene un segundo nombre o inicial, obtendrá valores cero en esta columna, que pueden mostrarse como # ¡VALOR !. Para obtener celdas en blanco en lugar de # valor !, puede utilizar la función SI.ERROR.
Entonces, su fórmula se convierte en:
= IFERROR (MID (célula, SEARCH (, célula) + 1, SEARCH (, célula, SEARCH (, celular) 1) - búsqueda (, célula) -1), 0)
o:
= IFERROR (MID (A2, SEARCH (, A2) + 1, SEARCH (, A2, SEARCH (, A2) 1) - búsqueda (, A2) -1), 0)
o:
= IFERROR (MID (A2; DE BÚSQUEDA (; A2) + 1; SEARCH (; A2; DE BÚSQUEDA (; A2) 1) - búsqueda (; A2) -1); 0)
Un enfoque para separar varios segundos nombres
¿Qué sucede si alguien en su lista tiene varios segundos nombres? Usando la fórmula anterior, solo se recuperará su primer segundo nombre.
Para resolver este problema, puede probar un enfoque diferente para separar los segundos nombres. Si ha creado las columnas de nombre y apellido, simplemente puede cortarlas. Todo lo que quede contará como segundo nombre.
Esta fórmula es:
= TRIM (MID (celda1, LEN (celda2) + 1, LEN (celda1) -LEN (celda2 y celda3)))
Aquí, celda1 se refiere al puntero de celda debajo de la columna Nombre completo, celda2 se refiere al puntero de celda debajo de la columna Nombre, mientras que celda3 se refiere al puntero de celda debajo de la columna Apellido. En el ejemplo anterior, obtenemos:
= RECORTE (MEDIO (A2, LARGO (B2) + 1, LARGO (A2) -LENO (B2 y D2))))
o:
= RECORTE (MEDIO (A2; LARGO (B2) +1; LARGO (A2) -LARGO (B2 y D2)))
Si sigue esta fórmula, no tendrá que preocuparse por los valores cero.
Resumen rápido
Estas son las fórmulas que se pueden utilizar para los nombres completos de división en partes:
Nombre de pila: = IZQUIERDA (celda, ENCONTRAR (, celda, 1) -1)
Apellidos: = DERECHA (celda, LARGO (celda) - BUSCAR (#, SUSTITUIR (celda,, #, LARGO (celda) - LARGO (SUSTITUIR (celda,,)))))
Segundo nombre: = IFERROR (MID (célula, SEARCH (, célula) + 1, SEARCH (, célula, SEARCH (, celular) 1) - búsqueda (, célula) -1), 0)
Fórmula alternativa para los segundos nombres: = TRIM (MID (celda1, LEN (celda2) + 1, LEN (celda1) -LEN (celda2 y celda3)))
Separar nombres y apellidos sin usar fórmulas
Si no tiene ganas de escribir un montón de fórmulas que pueden ingresarse incorrectamente, aproveche el Asistente para convertir texto en columnas integrado en Excel.
- Asegúrate que Datos La pestaña se selecciona en el menú en la parte superior y resalta la columna que desea convertir.
- Luego, haga clic en Texto a columnas .
- A continuación, asegúrese Delimitado está seleccionado y haga clic en próximo
. - Ahora, seleccione Espacio de las opciones y haga clic en próximo .
- Luego, cambie el Destino a$By haga clic en Terminar.
El resultado final debe ser similar a esto.
.
El resultado final debe ser similar a esto.
Una palabra final
Hay muchas otras formas de resolver este problema en Excel. Si ninguna de las opciones disponibles haga lo que necesita, hacer más investigación.
El uso de fórmulas es relativamente simple y que no depende de la versión de Excel que está utilizando. Pero, lamentablemente, es posible que aún se produzcan errores.
Por ejemplo, si el nombre completo de una persona comienza con su apellido, se pondrá separaron al revés. Las fórmulas también tendrán problemas con apellidos que contengan prefijos o sufijos, como le Carré o van Gogh. Si el nombre de alguien termina en Jr., aparecerá como su apellido.
Sin embargo, hay modificaciones se pueden agregar a resolver estos problemas a medida que aparecen. Trabajar con fórmulas le da la flexibilidad que necesita para hacer frente a estas complejidades.
