Google Docs es una gran herramienta para la colaboración, ya que permite que varias personas editen y trabajen en un solo documento al mismo tiempo, sin perder de vista quién está haciendo qué. Si usted o su organización usan Google Docs, saber quién en el equipo vio qué documento y cuándo puede ser información útil. Desde asegurarse de que todos lean un borrador, términos y condiciones, su última presentación, políticas y procedimientos, o algún otro documento importante, poder ver quién hizo qué y cuándo es esencial.
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Hasta hace poco, no podías ver quién veía tus Google Docs. Podías ver quién lo editó, pero no quién solo lo leyó. Si no guardaron, editaron o dejaron un comentario, no tenía idea de si una persona en particular leyó la última versión de un documento. Además, dado que puede compartir Google Docs con permisos de solo lectura, puede compartir el documento con algunas personas con la intención de que revisen el documento pero no realicen ningún cambio.
Las versiones actuales de Google Docs le permiten configurar ajustes para que pueda ver quién vio sus Google Docs. Echemos un vistazo a cómo puedes hacer esto tú mismo.
El Monitor de actividad de G Suite
G Suite suele ser utilizado por organizaciones en las que la colaboración es esencial. Si usa G Suite para colaborar con otras personas regularmente, puede usar el Monitor de actividad para ver el historial de visualización de cualquier archivo de Google Docs.
Siga estos pasos para hacerlo:
- Abierto un archivo de hoja de Google
- Haga clic en la tendencia ascendente icono de flecha en la parte superior derecha, o vaya a la Instrumentos Presiona el menú
- Abre el Panel de actividades
- Haga clic en el Todos los espectadores para la pestaña de su organización
Este proceso le permitirá realizar un seguimiento de las vistas en el documento, incluidas la fecha y la hora de la última vista para cada espectador.
Si no ve la opción Monitor de actividad en su Documento de Google, es probable que haya iniciado sesión en la versión gratuita de Documentos de Google, o en una cuenta personal, en lugar de una versión de G Suite.
Tendencias de espectadores y comentarios
Además de ver quién vio sus Google Docs, el Monitor de actividad también le permite ver tendencias sobre cuándo las personas vieron o comentaron su documento.
Tendencia de espectadores: Le muestra un gráfico de barras de la cantidad de espectadores únicos durante cualquier período de tiempo que elija, desde 7 días hasta todo el tiempo.
Comentarios Tendencia: Le muestra gráficos de barras de la tendencia de los comentarios en cualquier período de tiempo, desde 7 días hasta todo el tiempo.
Desactivar Ver historial en Google Docs
Si por alguna razón desea desactivar el historial de visualización de un documento, también puede hacerlo siguiendo estos pasos rápidos:
- Abierto la hoja de Google
- Haga clic en la tendencia ascendente flecha en la parte superior derecha de su documento o vaya a Instrumentos del menú desplegable
- Abre el Panel de actividades
- Seleccione La configuración de privacidad .
- Por debajo Configuración del documento , alternar Mostrar mi historial de visualización de este documento desactivado.
Esta opción también está disponible en la versión personal o gratuita de Google Docs. Si está trabajando en un documento pero no quiere que sus colaboradores lo sepan hasta que esté listo para compartir sus revisiones finales, puede desactivar su historial de visualización.
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- Comience abriendo Hojas de cálculo de Google y haciendo clic en Ajustes .
- los Ajustes El menú le permite desactivar su historial de visualización con el Panel de actividades ajustes. Una vez que haya cambiado esto a la Apagado posición, haga clic OK para guardar los cambios.
Cómo ver quién hizo cambios en su documento de Google
El control de versiones es muy importante, especialmente si trabaja en una industria regulada. El control de versiones es algo que Google Docs ha hecho bien durante un tiempo. Documentos mostrará quién ha editado, guardado o compartido un documento. En realidad, esto no solo funciona con G Suite, sino también con Google Docs personales.
Si está interesado en el control de versiones o quiere asegurarse de que nadie haya realizado los cambios que no debería sin bloquear el archivo, puede averiguarlo siguiendo estos pasos:
- Abierto una hoja de Google que desea rastrear.
- Seleccione Expediente y Historial de versiones
- Seleccione Ver historial de versiones
- Debería aparecer una ventana a la derecha de la pantalla que muestre cada guardado y edición del documento en cuestión.
Dentro de esa ventana, también debería tener la opción de ver la versión anterior del documento antes de que se hicieran las ediciones.
Esto es esencial para el control de versiones, ya que tiene un registro de auditoría de qué cambios se realizaron, cuándo se realizaron y por quién. También es útil si realizó algunos cambios, se quedó dormido, cambió de opinión y desea revertirlos.
Cómo ver quién ha compartido tu documento de Google
También puede ver quién ha compartido su Google Doc y cuándo. También puede ver la configuración de uso compartido para que pueda controlar mejor el acceso a su documento.
- Ir drive.google.com
- Haga clic en Mi unidad a la izquierda
- Haga clic en el pequeño i botón en la esquina superior derecha
- Ahora, haz clic Actividad
- Haga clic en cada archivo o carpeta individualmente o revise la barra de desplazamiento a la derecha de la pantalla. Esto le mostrará quién ha compartido su documento.
También puede verificar desde dentro del documento seleccionando Compartir. Los nombres de las personas aparecerán en la ventana emergente. Si hay varias personas, seleccione un nombre y aparecerá la lista de todos los nombres.
Pensamientos finales
Su capacidad para determinar quién ha visto, compartido y editado sus documentos es limitada si no tiene acceso a una cuenta de G Suite; sin embargo, todavía hay formas de obtener información básica.
Al seguir los pasos proporcionados en esta guía, puede ver rápida y fácilmente quién ha visto, editado o cambiado su documento de Google Docs de alguna manera. ¿Tiene alguna pregunta, experiencia o consejo relacionado con la visualización de la actividad en sus documentos de Google? Deja un comentario en la sección de abajo.
