Podría decirse que DocuSign es el proveedor de servicios en la nube líder en el mundo para firmas y acuerdos electrónicos. Pero si bien puede optimizar los flujos de trabajo, las transacciones y los intercambios de documentos, DocuSign no es perfecto.
Uno de los principales problemas que pueden encontrar los usuarios consiste en corregir errores en una firma. El proceso en sí es bastante sencillo. Sin embargo, hay muchos casos en los que puede no funcionar debido a varios factores.
Este artículo repasa los procesos de adopción y modificación de firmas en sobres, el perfil de la cuenta y las razones por las que DocuSign no le permite cambiar su firma.
Cambiar la firma de la cuenta en DocuSign
Una de las formas más rápidas de cambiar la firma en DocuSign es adoptar un enfoque de toda la cuenta. Así es como puede administrar su perfil para cambiar, eliminar o agregar firmas:
- Inicie sesión en su cuenta de DocuSign.
- Haga clic en el icono de usuario.
- Seleccione 'Administrar perfil'.
- Haz clic en 'Firmas'.
- Seleccione 'Cambiar', 'Eliminar' o 'Agregar nuevo' para modificar las firmas de su cuenta.
Recuerda que puedes ajustar el estilo y el dibujo de una firma antes de subirla a tu cuenta.
Adoptar una nueva firma en DocuSign
Siempre puede adoptar una nueva firma si desea cambiar la firma al firmar un documento. Aunque es un proceso largo, es bastante sencillo para la mayoría de los usuarios.
Estos son los pasos que debe seguir:
- Use DocuSign para ir al documento deseado.
- Marque la casilla 'Divulgación de firmas y registros electrónicos'.
- Presiona 'Continuar' para abrir el documento.
- Presione 'Inicio' para pasar al primer campo de firma.
- Haga clic en el campo 'Requerido - Firme aquí' para abrir el cuadro 'Adopte su firma'.
- Haz tus cambios.
- Haga clic en el botón 'Adoptar y firmar'.
- Presiona 'Finalizar'.
Tiene cuatro opciones al cambiar y adoptar una firma.
Primero, puede cambiar el estilo para ajustar la apariencia de las iniciales y la firma como un todo. En segundo lugar, puede optar por dibujar una nueva firma para usar en su documento.
El 'Usar Signature Pad' es otra opción sólida.
Puede capturar una firma en tiempo real desde un pad de firma. Pero no todo el mundo tiene un bloc de firmas o habilidades de dibujo.
Si ese eres tú, hay una alternativa. La opción 'Cargar' le permite cargar un archivo de imagen de firma. Solo recuerde confirmar su nombre completo e iniciales en sus respectivos campos antes de adoptar una nueva firma y firmar el archivo.
Cómo modificar sobres en DocuSign
Es posible que la firma del documento no sea el único elemento que necesite una o dos correcciones. La buena noticia es que puede corregir sobres en DocuSign. Sin embargo, no puede hacerlo si el sobre ya se ha completado.
Si encuentra un sobre con errores con el estado 'esperando a otros', esto es lo que debe hacer para corregirlo.
- Inicie sesión en su cuenta de DocuSign.
- Vaya a la pestaña 'Sobres'.
- Haga clic en un sobre marcado como 'esperando a otros' y presione 'Correcto'.
- Edite el sobre para corregir los errores y haga clic en el botón 'Enviar' para confirmar las correcciones.
Al editar un sobre, puede corregir varios campos, como:
- Los documentos subidos
- La información del destinatario
- El nombre del sobre
- El mensaje de correo electrónico para los destinatarios.
- El campo de la firma
También puede agregar más destinatarios al sobre haciendo clic en el botón 'Agregar destinatario'.
Razones por las que no puede cambiar la firma en DocuSign
El hecho de que pueda cambiar la firma en DocuSign no significa que siempre pueda hacerlo. Algunos escenarios impiden que los usuarios cambien la firma.
Nombres de destinatarios bloqueados
Los remitentes tienen la opción de bloquear los nombres de los destinatarios en DocuSign. Cuando hacen eso, no puedes cambiar la firma a voluntad. Lo mejor es consultar con el administrador de la cuenta para averiguar si este es el problema.
A veces no es posible pasar los nombres de los destinatarios bloqueados para cambiar su firma, especialmente cuando hay varios destinatarios. En ese caso, es mejor anular un sobre, cambiar la firma y crear un nuevo sobre.
Uso de la aplicación móvil
Si usa DocuSign para Android e iOS, encontrará que las aplicaciones móviles tienen una funcionalidad limitada. A pesar de la compatibilidad de DocuSign con iPads, iPhones, teléfonos Android y dispositivos Windows, no puede cambiar la firma sobre la marcha.
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Solo la versión de escritorio de DocuSign permite a los usuarios agregar una nueva firma. Cambie a la versión de escritorio y vea si el problema persiste. De lo contrario, use el proceso estándar para editar o adoptar una nueva firma. Las modificaciones se sincronizarán en todos sus dispositivos y podrá usar la nueva firma desde su aplicación móvil DocuSign.
Eres el único firmante
En ocasiones, es posible que desee agregar una firma guardada en DocuSign. Desafortunadamente, esto no funcionará de forma predeterminada si eres el único firmante.
Para evitar esto, primero debe enviarse un nuevo sobre y convertirse en el único destinatario. Esto se aplica a su firma predeterminada. Sin embargo, tendrá la opción de seleccionar una firma DocuSign guardada diferente.
Cuenta inactiva
Los usuarios sin cuentas DocuSign activas no pueden cambiar la firma seleccionada. Asegúrese de que su cuenta esté activa antes de cambiar la firma. Si su cuenta está activa, es posible que esté experimentando un problema diferente.
Otros problemas de cambio de firma pueden incluir los siguientes:
- El archivo contiene firmas universales como las de los documentos Sign Part 11 Module Enabled.
- Su documento ya fue firmado y devuelto.
- Usaste la firma en persona.
El nombre completo ya tiene una firma
DocuSign solo permite una firma por cada nombre completo. Para cambiar la firma adoptada por un nombre completo con firma preexistente, deberá eliminar la firma antigua y crear una nueva desde cero.
Si ese es el caso, el proceso es bastante simple. Estos son los pasos a seguir:
- Inicie sesión en su cuenta de DocuSign.
- Haga clic en el icono de usuario.
- Seleccione 'Administrar perfil'.
- Haz clic en 'Firmas'.
- Vaya a 'Eliminar' y elimine una firma de su cuenta.
- Presione el botón 'Agregar nuevo' para crear una nueva firma para un determinado nombre completo.
Por qué los usuarios necesitan cambiar una firma en DocuSign
Muchos escenarios pueden requerir un cambio de firma, ya sea sobre la marcha o en toda la cuenta. Algunos de los más comunes incluyen los siguientes:
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- Los nombres mal escritos necesitan ser cambiados.
- El usuario cambió su nombre desde la última vez que firmó.
- Es necesario cambiar el tamaño de la firma para que se ajuste al documento.
- Los destinatarios comparten una dirección de correo electrónico pero tienen firmas diferentes.
Por supuesto, es posible que los usuarios también deseen cambiar sus firmas de DocuSign debido a sus preferencias personales y razones estilísticas.
Preguntas frecuentes adicionales
¿Puedo editar un documento de DocuSign después de enviarlo?
Los sobres de DocuSign marcados con la etiqueta 'Completado' ya no se pueden modificar. La única forma de corregir errores antes de que el destinatario firme el sobre es anular el sobre antiguo y crear uno nuevo.
¿Puedo retractarme de una firma en DocuSign?
Después de firmar un documento a través de DocuSign, el sobre pasa al siguiente destinatario de la lista para que lo firme. Por lo tanto, no puede retractarse personalmente de la firma.
Sin embargo, el remitente original puede ayudarlo a revisar su firma para modificarla o eliminarla por completo del sobre. El destinatario con privilegios de modificación de sobres también puede ayudarlo a retirar una firma.
¿Cómo puedo cancelar un documento de DocuSign completado y firmado?
No puede corregir ni cancelar (anular) un documento o sobre 'Completado' en DocuSign. Los únicos documentos que puede editar, para cambiar una firma, por ejemplo, son aquellos marcados como 'Creado', 'Enviado' o 'Entregado'. Incluso entonces, debe tener los privilegios para hacerlo.
Cómo habilitar ediciones de destinatarios en DocuSign
Como remitente, puede hacer que los destinatarios puedan editar un documento o un sobre de DocuSign. Antes de enviar el sobre, dirígete al menú 'Opciones avanzadas'. Desde allí, vaya a 'Editar' y marque la casilla junto a 'Permitir' para permitir que los destinatarios editen el sobre.
Esto ayuda a otros usuarios a modificar sus firmas o hacer correcciones a archivos, mensajes de correo electrónico, información de contacto, etc.
Haga que su firma sea única y reconocible al instante
Como puede ver, DocuSign ofrece suficiente flexibilidad cuando se trata de firmas. Puede dibujar, capturar y cambiar estilos prácticamente a voluntad. La aplicación le permite eliminar, modificar y agregar fácilmente nuevas firmas a su cuenta y editar el campo de firma en los sobres.
El único problema es asegurarse de cumplir con los criterios de cambio de firma establecidos por las políticas de DocuSign y los administradores de cuentas. Siempre que cumpla con las condiciones, cambiar una firma debería llevar más de unos minutos.
¿Qué opinas del sistema de gestión de firmas de DocuSign? Háganos saber en la sección de comentarios.
